Khi USCIS yêu cầu làm rõ thông tin hoặc bổ sung tài liệu, một lá thư giải trình được trình bày đúng trọng tâm có thể giúp cơ quan này hiểu rõ hơn về hoàn cảnh và các bằng chứng trong hồ sơ. Nội dung thư cần nhất quán với giấy tờ đã nộp, giải thích cụ thể vấn đề được yêu cầu và tránh đưa thêm thông tin thiếu căn cứ.
Dưới đây, ViPass hướng dẫn cách viết thư giải trình gửi USCIS từ cách xác định nội dung cần trả lời đến cách trình bày lý do, bằng chứng và phần kết luận sao cho rõ ràng, mạch lạc.
Khi nào bạn cần viết thư giải trình gửi USCIS?
Thư giải trình được sử dụng khi hồ sơ có thông tin cần làm rõ, bổ sung hoặc giải thích thêm với USCIS. Một số trường hợp thường gặp gồm:
- Khi nộp hồ sơ ban đầu: Giải thích ngắn gọn các thông tin hoặc giấy tờ quan trọng trong hồ sơ I-130, I-485, I-129F và tài liệu đính kèm.
- Khi phản hồi RFE hoặc NOID: Làm rõ vấn đề USCIS yêu cầu, đồng thời trình bày và đối chiếu các bằng chứng bổ sung.
- Khi nộp Motion to Reopen, Motion to Reconsider hoặc Appeal: Trình bày căn cứ yêu cầu xem xét lại, chẳng hạn bằng chứng mới hoặc vấn đề pháp lý, факtual trong quyết định.
- Khi có tình tiết đặc biệt: Giải thích những điểm không thống nhất như ngày tháng năm sinh, tên trên giấy tờ, lịch sử cư trú, thời gian ở ngoài Hoa Kỳ hoặc các vấn đề liên quan đến hồ sơ di trú.
Cấu trúc chuẩn 5 phần của một thư giải trình gửi USCIS
Phần 1: Header – Thông tin hành chính
Header là phần thông tin ở đầu thư, có nhiệm vụ xác định người gửi, hồ sơ và nội dung cần USCIS xem xét. Đây là phần không nên bỏ qua, đặc biệt khi thư được gửi kèm RFE, NOID, Motion hoặc Appeal.
Các thông tin có thể trình bày gồm:
- Họ và tên người nộp đơn/người bảo lãnh: Ghi đúng theo hồ sơ đã nộp USCIS.
- Địa chỉ liên hệ: Sử dụng địa chỉ hiện tại phù hợp với thông tin hồ sơ.
- Số điện thoại và email: Có thể ghi để USCIS thuận tiện liên hệ khi cần.
- A-Number (A#): Nếu đương đơn đã được cấp.
- Receipt Number: Ghi chính xác số biên nhận của hồ sơ cần giải trình.
- Loại đơn: Ví dụ Form I-130, I-485, I-129F hoặc mẫu đơn liên quan.
- Ngày: Ghi ngày lập thư.
- Re: Nêu rõ mục đích của thư, chẳng hạn phản hồi RFE, phản hồi NOID hoặc giải thích một vấn đề cụ thể trong hồ sơ.
Nếu đang trả lời RFE hoặc NOID, nên ghi rõ số thông báo và ngày của thông báo để USCIS dễ xác định tài liệu đang được gửi để phản hồi yêu cầu nào.
Ví dụ cách trình bày tiêu đề:
RE: Response to Request for Evidence (RFE)
Form I-485, Application to Register Permanent Residence or Adjust Status
Receipt Number: [Số biên nhận]
A-Number: [A-Number]
Thông tin trong Header cần thống nhất với các biểu mẫu và tài liệu kèm theo. Không nên sử dụng số hồ sơ, tên hoặc thông tin cá nhân không chính xác chỉ vì muốn rút ngắn nội dung.
Phần 2: Salutation & Introduction – Mở đầu
Phần mở đầu cần cho USCIS biết ai đang gửi thư, thư liên quan đến hồ sơ nào và mục đích giải trình là gì. Không nên đưa quá nhiều chi tiết vào đoạn đầu; những tình tiết cụ thể nên được trình bày ở phần nội dung chính.
Có thể triển khai theo 3 ý:
- Xác định người viết và tư cách liên quan đến hồ sơ.
- Xác định loại đơn, số biên nhận hoặc thông báo USCIS đang xử lý.
- Nêu rõ vấn đề mà thư nhằm giải thích hoặc phản hồi.
Nếu phản hồi RFE, nên nói trực tiếp rằng thư được gửi để trả lời các yêu cầu về bằng chứng hoặc thông tin được nêu trong RFE. Nếu phản hồi NOID, cần xác định rõ đây là thư trả lời các vấn đề USCIS đã nêu trong Notice of Intent to Deny.
Phần mở đầu nên ngắn, trực tiếp và tránh những nội dung không phục vụ việc xét duyệt hồ sơ. Một thư giải trình không cần mở đầu bằng những câu mang tính cảm xúc hoặc kể lại toàn bộ quá trình di trú của đương đơn.
Phần 3: Summary of Facts & Legal Arguments – Nội dung giải trình chính
Đây là phần trọng tâm của thư. Nội dung nên được xây dựng dựa trên vấn đề thực tế USCIS cần làm rõ, sau đó trình bày sự kiện, giải thích và bằng chứng theo một trình tự có thể kiểm chứng.
Có thể chia thành các nội dung sau:
1. Tóm tắt sự việc liên quan
Trình bày ngắn gọn những sự kiện cần thiết để USCIS hiểu vấn đề. Các thông tin về ngày tháng, địa điểm, mối quan hệ, quá trình nộp hồ sơ hoặc tình tiết liên quan cần thống nhất với tài liệu đã cung cấp. Không nên đưa những thông tin không liên quan chỉ để làm thư dài hơn.
2. Xác định vấn đề cần giải thích
Nêu chính xác điểm cần làm rõ. Chẳng hạn:
- Thông tin giữa hai giấy tờ không giống nhau.
- Một tài liệu chưa thể hiện đầy đủ thông tin.
- Có sự khác biệt về tên, ngày sinh hoặc địa chỉ.
- USCIS yêu cầu bổ sung bằng chứng về một vấn đề cụ thể.
- Một tình tiết trong hồ sơ cần được giải thích thêm.
- Đương đơn cần làm rõ cơ sở của một yêu cầu hoặc lập luận trong hồ sơ.
Nếu USCIS đã đưa ra câu hỏi cụ thể trong RFE hoặc NOID, nên bám theo từng yêu cầu của thông báo thay vì viết một bài giải trình chung chung.
3. Giải thích nguyên nhân một cách cụ thể
Sau khi xác định vấn đề, giải thích nguyên nhân dựa trên sự thật và tài liệu có thể kiểm chứng.
Ví dụ: Nếu tên trên các giấy tờ có cách viết khác nhau, cần giải thích sự khác biệt xuất phát từ đâu và cung cấp tài liệu hỗ trợ phù hợp. Nếu có sai sót trong một tài liệu, cần nêu rõ tài liệu nào có sai sót, thông tin chính xác là gì và bằng chứng nào chứng minh thông tin đó.
Phần giải thích nên trả lời được ba câu hỏi:
- Vấn đề là gì?
- Tại sao vấn đề xảy ra?
- Tài liệu nào chứng minh lời giải thích?
4. Trình bày căn cứ pháp lý khi cần thiết
Đối với những trường hợp có vấn đề pháp lý, thư có thể trình bày quy định, điều khoản hoặc hướng dẫn có liên quan để làm rõ cơ sở của lập luận.
Tuy nhiên, không nên viện dẫn quy định chỉ để làm thư có vẻ chuyên môn hơn. Căn cứ được đưa vào phải thực sự liên quan đến vấn đề đang giải quyết và phải được áp dụng đúng bối cảnh.
Đặc biệt, khi thư được dùng cho Motion to Reopen, Motion to Reconsider hoặc Appeal, cần phân biệt rõ mục đích của từng thủ tục. Ví dụ, Motion to Reopen thường tập trung vào sự kiện hoặc bằng chứng mới, trong khi Motion to Reconsider tập trung vào việc quyết định trước đó có sai sót về pháp luật hoặc chính sách dựa trên hồ sơ hiện có hay không.
5. Liên kết từng lập luận với bằng chứng
Đây là điểm quan trọng để thư giải trình có tính thuyết phục và dễ kiểm tra. Khi đưa ra một thông tin quan trọng, nên chỉ rõ tài liệu nào trong bộ hồ sơ chứng minh thông tin đó.
Có thể trình bày theo cách:
Vấn đề: [Nội dung cần giải thích]
Giải trình: [Sự việc và nguyên nhân]
Bằng chứng: [Exhibit A, Exhibit B…]
Cách trình bày này giúp người xét duyệt không phải tìm kiếm toàn bộ hồ sơ để xác định tài liệu liên quan.
Phần 4: Exhibit List / Index of Evidence – Danh mục bằng chứng đính kèm
Danh mục bằng chứng là phần liệt kê có hệ thống các tài liệu được gửi cùng thư giải trình. Mục đích là giúp USCIS đối chiếu nhanh giữa từng lập luận và tài liệu chứng minh.
Có thể sắp xếp bằng chứng theo thứ tự:
- Exhibit A: Bản sao giấy tờ nhận dạng hoặc giấy tờ nhân thân liên quan.
- Exhibit B: Tài liệu trực tiếp giải thích vấn đề được USCIS yêu cầu làm rõ.
- Exhibit C: Tài liệu bổ sung để chứng minh tình tiết liên quan.
- Exhibit D: Các tài liệu hỗ trợ khác.
Nếu phản hồi RFE hoặc NOID, nên sắp xếp bằng chứng theo thứ tự các yêu cầu trong thông báo USCIS khi điều đó giúp việc đối chiếu dễ dàng hơn.
Mỗi tài liệu được liệt kê phải thực sự có trong bộ hồ sơ gửi kèm. Nếu trong thư có dẫn Exhibit B nhưng bộ hồ sơ không có tài liệu này, việc đánh số và đối chiếu sẽ trở nên thiếu nhất quán.
Đối với tài liệu bằng tiếng nước ngoài, cần tuân thủ yêu cầu áp dụng của USCIS về bản dịch tiếng Anh và chứng nhận của người dịch. Không nên tự ý bỏ qua bản dịch chỉ vì nội dung tài liệu đã được giải thích trong thư. Ngoài ra, nên giữ một bản sao đầy đủ của thư và toàn bộ tài liệu đã gửi để tiện đối chiếu về sau.
Phần 5: Conclusion & Signature – Kết luận và chữ ký
Phần kết luận nên tóm tắt ngắn gọn vấn đề đã được giải thích và đề nghị USCIS xem xét thư cùng các bằng chứng đính kèm.
Một phần kết luận tốt thường gồm:
- Xác nhận các vấn đề USCIS yêu cầu đã được giải thích.
- Nhắc lại rằng các tài liệu liên quan được gửi kèm để hỗ trợ phần giải trình.
- Đề nghị USCIS xem xét toàn bộ thông tin và bằng chứng trong quá trình xử lý hồ sơ.
- Thể hiện sự sẵn sàng cung cấp thêm thông tin nếu USCIS yêu cầu theo thủ tục áp dụng.
Sau phần kết luận, người viết cần ký tên theo yêu cầu áp dụng đối với loại hồ sơ và tài liệu đang gửi. Họ tên nên được ghi rõ để USCIS xác định người lập và ký thư.
Mong rằng những hướng dẫn trên đã giúp bạn hiểu rõ cấu trúc và cách trình bày một thư giải trình gửi USCIS sao cho mạch lạc, đúng trọng tâm và dễ đối chiếu với hồ sơ. Tùy từng trường hợp như phản hồi RFE, NOID, Motion hoặc Appeal, nội dung giải trình và bằng chứng đi kèm cần được chuẩn bị phù hợp với vấn đề USCIS yêu cầu xem xét.
Nếu cần hỗ trợ rà soát hồ sơ, xác định nội dung cần giải trình và chuẩn bị tài liệu liên quan, ViPass có thể đồng hành cùng bạn trong quá trình hoàn thiện hồ sơ.
