NVC là gì? Quy trình xử lý hồ sơ bảo lãnh định cư Mỹ từ A-Z

Khi hồ sơ bảo lãnh định cư Mỹ được USCIS chấp thuận, hành trình chưa dừng lại mà tiếp tục bước sang giai đoạn xử lý tại NVC (National Visa Center – Trung tâm Thị thực Quốc gia Hoa Kỳ). Đây là khâu quan trọng để hoàn thiện lệ phí, đơn xin visa, hồ sơ bảo trợ tài chính và giấy tờ dân sự trước khi hồ sơ đủ điều kiện tiến tới phỏng vấn lãnh sự.

Vậy NVC là gì cơ quan này xử lý hồ sơ theo trình tự nào và cần chuẩn bị những gì để tránh chậm trễ? Hãy cùng ViPass tìm hiểu NVC là gì? Quy trình xử lý hồ sơ bảo lãnh định cư Mỹ từ A-Z trong nội dung dưới đây.

NVC là gì? Vai trò của NVC trong quy trình bảo lãnh định cư Mỹ

NVC (National Visa Center – Trung tâm Thị thực Quốc gia) là đơn vị thuộc Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ, có chức năng tiếp nhận và xử lý trước hồ sơ visa định cư sau khi USCIS chấp thuận đơn bảo lãnh đối với các trường hợp thực hiện thủ tục theo diện xử lý lãnh sự (Consular Processing). NVC đóng vai trò là cầu nối giữa USCIS và Đại sứ quán/Lãnh sự quán Hoa Kỳ, giúp hoàn thiện hồ sơ trước khi đương đơn bước vào giai đoạn phỏng vấn.

Nói một cách dễ hiểu, NVC là nơi thực hiện các thủ tục tiền xử lý hồ sơ visa định cư. Sau khi USCIS phê duyệt đơn bảo lãnh và chuyển hồ sơ sang NVC, cơ quan này sẽ tạo Case Number, gửi thông báo hướng dẫn và yêu cầu người bảo lãnh, đương đơn hoàn thành các bước cần thiết để tiếp tục xin visa.

Tùy từng diện hồ sơ, đương đơn có thể phải thanh toán lệ phí, hoàn thành DS-260, nộp I-864 và hồ sơ tài chính của người bảo trợ, đồng thời chuẩn bị các giấy tờ dân sự theo yêu cầu. Hồ sơ sau đó được NVC kiểm tra để bảo đảm các tài liệu cần thiết đã được cung cấp trước khi chuyển sang bước phỏng vấn.

NVC là gì — NVC (National Visa Center – Trung tâm Thị thực Quốc gia) là đơn vị thuộc Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ.

Vị trí của NVC

Trong quy trình bảo lãnh định cư Mỹ theo diện xử lý lãnh sự, NVC nằm giữa USCIS và cơ quan lãnh sự Hoa Kỳ ở nước ngoài:

USCIS phê duyệt đơn => NVC tiền xử lý hồ sơ => Đại sứ quán/Lãnh sự quán phỏng vấn và xét cấp visa.

Sau khi nhận hồ sơ từ USCIS, NVC tạo mã hồ sơ riêng và gửi Welcome Letter chứa thông tin như Case Number và Invoice ID để đương đơn đăng nhập hệ thống CEAC, theo dõi hồ sơ và thực hiện các yêu cầu được giao.

Tuy cần phân biệt rõ NVC không phải cơ quan quyết định cấp visa. NVC chủ yếu kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ trước phỏng vấn; việc đánh giá tư cách đủ điều kiện và quyết định cấp hoặc từ chối visa thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Hoa Kỳ.

Nhiệm vụ chính của NVC

Với quá trình xử lý hồ sơ, NVC thường đảm nhiệm các công việc quan trọng sau:

Tiếp nhận hồ sơ từ USCIS: Sau khi đơn bảo lãnh được chấp thuận, USCIS chuyển hồ sơ sang NVC nếu hồ sơ thuộc diện xử lý lãnh sự.
Tạo và quản lý Case Number: NVC nhập thông tin hồ sơ vào hệ thống và gửi hướng dẫn để người bảo lãnh, đương đơn tiếp tục thủ tục.
Thu các khoản lệ phí cần thiết: Hướng dẫn đương đơn thanh toán các khoản phí theo loại hồ sơ.
Tiếp nhận đơn DS-260: Thu thập thông tin khai báo của người xin visa định cư.
Kiểm tra hồ sơ bảo trợ tài chính: Tiếp nhận Form I-864 và các tài liệu tài chính liên quan khi được yêu cầu.
Kiểm tra giấy tờ dân sự: Xem xét các tài liệu như khai sinh, giấy tờ hôn nhân, lý lịch tư pháp, hộ chiếu và những giấy tờ khác tùy trường hợp.
Yêu cầu bổ sung khi hồ sơ chưa đầy đủ: Nếu tài liệu còn thiếu hoặc chưa đáp ứng yêu cầu, NVC sẽ thông báo để đương đơn điều chỉnh, bổ sung.
Hoàn tất hồ sơ trước phỏng vấn: Khi các yêu cầu về hồ sơ đã được đáp ứng, NVC giữ và chuẩn bị hồ sơ để tiến tới lịch phỏng vấn.
Phối hợp xếp lịch phỏng vấn: Việc xếp lịch còn phụ thuộc vào tình trạng visa, loại hồ sơ và khả năng cung cấp lịch hẹn của Đại sứ quán/Lãnh sự quán.

Quy trình xử lý hồ sơ bảo lãnh định cư Mỹ tại NVC

Bước 1: USCIS chuyển hồ sơ sang NVC

Khi đơn bảo lãnh được USCIS phê duyệt, hồ sơ thuộc diện xử lý lãnh sự sẽ được chuyển cho NVC để tiếp tục thủ tục xin visa. NVC sau đó tạo hồ sơ trên hệ thống và gửi Welcome Letter qua email hoặc thư giấy. Thông báo này cung cấp những thông tin quan trọng như NVC Case Number và Invoice ID Number, được sử dụng để đăng nhập hệ thống CEAC.

Đương đơn và người bảo lãnh nên lưu lại Welcome Letter cũng như các mã số liên quan. Đây là thông tin cần thiết để theo dõi hồ sơ, nhận thông báo và thực hiện các bước tiếp theo trên CEAC.

Bước 2: Đăng nhập CEAC và thanh toán các khoản phí

Sau khi nhận thông tin đăng nhập, người dùng truy cập Consular Electronic Application Center (CEAC) để quản lý hồ sơ. CEAC là hệ thống trực tuyến được Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ sử dụng để người nộp đơn thực hiện nhiều thủ tục, thanh toán phí và gửi tài liệu cho NVC.

Các khoản phí cụ thể phụ thuộc vào loại hồ sơ và mức phí hiện hành. Cần căn cứ trực tiếp vào số tiền hiển thị trong tài khoản CEAC thay vì áp dụng mức phí được đăng trên các bài viết cũ.

Bước 3: Hoàn tất hồ sơ bảo trợ tài chính

Đối với hồ sơ có yêu cầu bảo trợ tài chính, người bảo lãnh cần chuẩn bị Form I-864 – Affidavit of Support cùng các giấy tờ chứng minh khả năng tài chính theo hướng dẫn của NVC.

Tùy từng trường hợp, hồ sơ có thể bao gồm tài liệu thuế, bằng chứng thu nhập và các chứng từ tài chính khác. Nếu người bảo lãnh không đáp ứng yêu cầu bảo trợ, hồ sơ có thể cần đến joint sponsor (đồng bảo trợ) hoặc các phương án tài chính phù hợp theo quy định.

NVC sẽ kiểm tra bộ hồ sơ này cùng với các tài liệu liên quan. Nếu phát hiện giấy tờ thiếu hoặc không phù hợp, hệ thống có thể yêu cầu người bảo lãnh bổ sung hoặc thay thế tài liệu.

Người bảo lãnh cần chuẩn bị Form I-864 – Affidavit of Support

Bước 4: Điền và nộp đơn DS-260

Mỗi đương đơn đủ điều kiện xin visa định cư phải hoàn thành DS-260 – Application for Immigrant Visa and Alien Registration trên hệ thống CEAC sau khi khoản phí visa đã được thanh toán và cập nhật trạng thái phù hợp.

Thông tin trong DS-260 cần được khai chính xác, đầy đủ và thống nhất với hộ chiếu, giấy tờ dân sự cũng như các thông tin đã khai trong hồ sơ trước đó. Sau khi gửi đơn, đương đơn nên in hoặc lưu trang xác nhận DS-260 để mang theo khi phỏng vấn.

Bước 5: Chuẩn bị và nộp giấy tờ dân sự

Sau khi hoàn thành DS-260, đương đơn và những thành viên gia đình cùng di cư cần chuẩn bị các giấy tờ dân sự theo yêu cầu đối với quốc gia nơi thực hiện thủ tục visa.

Các giấy tờ thường gặp có thể gồm:

Hộ chiếu còn hiệu lực.
Giấy khai sinh.
Giấy đăng ký kết hôn.
Giấy ly hôn hoặc giấy chứng tử của vợ/chồng cũ nếu áp dụng.
Lý lịch tư pháp.
Hồ sơ quân đội hoặc tòa án nếu thuộc trường hợp phải cung cấp.
Các giấy tờ khác theo hoàn cảnh của từng đương đơn.

Tài liệu cần được chuẩn bị đúng yêu cầu về nội dung, hình thức và bản dịch. Sau đó, các giấy tờ được scan và tải lên CEAC theo đúng mục tương ứng. Yêu cầu về giấy tờ dân sự có thể khác nhau tùy quốc gia và tình trạng cá nhân, vì vậy nên kiểm tra hướng dẫn chính thức dành cho nơi phỏng vấn.

Bước 6: Nộp toàn bộ hồ sơ để NVC kiểm tra

Sau khi hoàn tất các khoản phí, DS-260, hồ sơ bảo trợ tài chính và giấy tờ dân sự, người nộp đơn cần submit hồ sơ theo hướng dẫn trên CEAC. NVC chỉ có thể tiến hành kiểm tra khi đã nhận đủ những thành phần cần thiết theo loại hồ sơ.

Quá trình kiểm tra, NVC có thể xác định một số tài liệu chưa hợp lệ, thiếu thông tin hoặc cần thay thế. Khi đó, đương đơn phải đọc kỹ thông báo trên CEAC, sửa đúng tài liệu được yêu cầu rồi nộp lại để tiếp tục xét duyệt.

Bước 7: Hồ sơ đạt Documentarily Complete (DQ)

Khi NVC đã nhận và xem xét đầy đủ các giấy tờ cần thiết, hồ sơ sẽ được xác định là Documentarily Complete (DQ), thường được hiểu là hoàn tất về mặt giấy tờ. Đây là một dấu mốc quan trọng vì hồ sơ đã hoàn thành phần tiền xử lý tại NVC và có thể bước sang giai đoạn chờ phỏng vấn nếu đáp ứng điều kiện về visa.

Tuy DQ không đồng nghĩa với việc visa đã được cấp. Với các diện visa bị giới hạn số lượng, hồ sơ còn phải có visa sẵn có và đáp ứng điều kiện về Priority Date theo Visa Bulletin.

Bước 8: NVC phối hợp xếp lịch phỏng vấn

Khi hồ sơ đã DQ và đủ điều kiện về visa, NVC phối hợp với Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Hoa Kỳ để bố trí lịch phỏng vấn. Việc xếp lịch không chỉ phụ thuộc vào ngày DQ mà còn chịu ảnh hưởng bởi sức chứa lịch hẹn của cơ quan lãnh sự, số lượng hồ sơ, tình trạng vận hành của cơ quan và khả năng sẵn có của visa.

NVC hiện có IV Scheduling Status Tool để người nộp đơn tham khảo tiến độ xếp lịch tại từng Đại sứ quán/Lãnh sự quán. Công cụ này cho biết NVC đang xếp lịch cho những hồ sơ DQ thuộc tháng nào, nhưng không bảo đảm một hồ sơ cụ thể sẽ nhận lịch vào thời điểm nhất định.

Bước 9: Chuẩn bị và tham dự phỏng vấn

Khi có thư hẹn, đương đơn thực hiện các yêu cầu trước phỏng vấn như khám sức khỏe, hoàn tất tiêm chủng theo quy định và chuẩn bị giấy tờ bản gốc. Trang xác nhận DS-260 cùng những tài liệu được cơ quan lãnh sự yêu cầu cũng cần được chuẩn bị đầy đủ.

Tại buổi phỏng vấn, viên chức lãnh sự mới là người đánh giá hồ sơ và đưa ra quyết định về việc cấp hoặc từ chối visa. Vì vậy, NVC hoàn tất hồ sơ không có nghĩa đương đơn đương nhiên được cấp visa.

Trên đây là toàn bộ thông tin chi tiết giải đáp thắc mắc NVC là gì cùng quy trình xử lý hồ sơ bảo lãnh định cư Mỹ từ A-Z. Nắm rõ từng mốc thời gian và chuẩn bị chính xác bộ hồ sơ dân sự, tài chính sẽ giúp bạn chủ động tối ưu thời gian chờ đợi lịch phỏng vấn. Nếu cần hỗ trợ chuyên sâu về khai đơn DS-260, thẩm định hồ sơ tài chính hoặc xử lý các phát sinh tại NVC, hãy liên hệ ViPass để được tư vấn và hỗ trợ giải pháp tối ưu nhất cho từng trường hợp.