Khi muốn mời hoặc bảo lãnh người nước ngoài nhập cảnh Việt Nam, việc chuẩn bị công văn nhập cảnh là bước quan trọng không thể bỏ qua. Đây là văn bản chính thức do Cục Quản lý Xuất nhập cảnh – Bộ Công an cấp, xác nhận người nước ngoài được phép nhập cảnh với các mục đích như du lịch, công tác, thăm thân, lao động hay đầu tư.
Năm 2026 với nhiều quy định mới, việc nắm rõ hồ sơ, thủ tục và cách thức xin công văn nhập cảnh trở thành yếu tố quyết định để quá trình nhập cảnh diễn ra nhanh chóng, thuận lợi. Hãy cùng ViPass khám phá chi tiết hướng dẫn đầy đủ, giúp doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân chuẩn bị chuẩn xác từ A đến Z.
Hồ sơ xin công văn nhập cảnh cho người nước ngoài gồm những gì?
Hồ sơ từ cơ quan, tổ chức bảo lãnh
- Giấy tờ pháp lý của tổ chức/doanh nghiệp
- Bản sao có công chứng Giấy đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép đầu tư của công ty bảo lãnh.
- Bản sao có công chứng Giấy đăng ký mã số thuế, đặc biệt khi lần đầu bảo lãnh.
- Thủ tục về dấu và chữ ký
- Mẫu đơn NA16 để thông báo mẫu con dấu và chữ ký của người đại diện theo pháp luật tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh.
- Hồ sơ này chỉ cần thực hiện một lần, nếu có thay đổi thông tin thì phải bổ sung.
- Công văn đề nghị xét duyệt
- Mẫu NA2: công văn đề nghị xét duyệt nhân sự người nước ngoài nhập cảnh, khai trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công Bộ Công an và có mã vạch.
- Giấy giới thiệu/ủy quyền người nộp hồ sơ
- Văn bản giới thiệu hoặc giấy ủy quyền cho người đại diện đi nộp hồ sơ.
- Bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu của người đại diện nộp hồ sơ.
Hồ sơ từ người nước ngoài (người được bảo lãnh)
- Hộ chiếu
- Bản sao hộ chiếu còn hạn ít nhất 6 tháng kể từ ngày dự kiến nhập cảnh.
- Thông tin nhập cảnh
- Ngày dự kiến nhập cảnh, loại visa, thời hạn lưu trú.
- Cửa khẩu nhập cảnh và địa điểm nhận visa: sân bay quốc tế, cửa khẩu đường bộ, hoặc Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại nước ngoài.
- Giấy tờ bổ sung theo mục đích nhập cảnh
- Lao động/đầu tư: Giấy phép lao động hoặc giấy miễn giấy phép lao động; giấy phép hành nghề nếu cần.
- Thăm thân nhân: Giấy tờ chứng minh quan hệ (giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, sổ hộ khẩu…) đã được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật sang tiếng Việt nếu cần.
- Du lịch, công tác, hội nghị: Lịch trình chi tiết chuyến đi, thông tin nơi ở và lịch trình tham dự.
Quy trình xin công văn nhập cảnh chi tiết năm 2026
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Trước khi tiến hành thủ tục, cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp cần tổng hợp đầy đủ hồ sơ theo danh mục đã trình bày ở phần trên.
Hồ sơ phải bao gồm các giấy tờ pháp lý của tổ chức bảo lãnh, công văn đề nghị xét duyệt (Mẫu NA2), giấy tờ của người nước ngoài như hộ chiếu còn hiệu lực, cùng các giấy tờ chứng minh mục đích nhập cảnh (làm việc, thăm thân, du lịch, đầu tư…). Việc chuẩn bị kỹ lưỡng giúp giảm thiểu rủi ro hồ sơ bị trả lại hoặc chậm xét duyệt.
Bước 2: Đăng ký và nộp hồ sơ trực tuyến
Sau khi hồ sơ hoàn thiện, doanh nghiệp hoặc tổ chức truy cập vào Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an, sử dụng tài khoản điện tử đã được cấp để đăng nhập. Trên hệ thống, thông tin người nước ngoài được khai đầy đủ theo các trường bắt buộc, các tài liệu đính kèm được tải lên, sau đó cơ quan, tổ chức xác nhận bằng chữ ký điện tử.
Nếu hồ sơ yêu cầu thông báo cấp thị thực tại cơ quan có thẩm quyền ở nước ngoài, cước phí liên quan cũng được thanh toán trực tuyến. Hệ thống sẽ tự động gửi toàn bộ dữ liệu về Cục Quản lý xuất nhập cảnh để tiến hành kiểm tra và xét duyệt.
Bước 3: Theo dõi tiến trình và bổ sung thông tin
Trong thời gian xét duyệt, cơ quan, tổ chức có thể truy cập lại tài khoản để theo dõi trạng thái hồ sơ. Nếu cơ quan quản lý xuất nhập cảnh yêu cầu bổ sung giấy tờ hoặc chỉnh sửa thông tin, việc thực hiện kịp thời sẽ đảm bảo hồ sơ hợp lệ và rút ngắn thời gian xử lý.
Bước 4: Nhận kết quả công văn nhập cảnh
Sau khi hồ sơ được duyệt, cơ quan, tổ chức sẽ nhận công văn nhập cảnh điện tử, đi kèm mã vạch và chữ ký số, xác nhận quyền nhập cảnh hợp pháp cho người nước ngoài. Đây là cơ sở pháp lý để người được bảo lãnh tiến hành xin visa hoặc làm thủ tục nhận thị thực tại Việt Nam.
Bước 5: Gửi công văn cho người nước ngoài
Và bước tiếp theo cơ quan, tổ chức gửi file công văn điện tử cho người nước ngoài để họ thực hiện các thủ tục dán visa tại Đại sứ quán, Lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài hoặc cửa khẩu quốc tế, đảm bảo quá trình nhập cảnh thuận lợi, đúng thời gian dự kiến và tuân thủ các quy định pháp luật Việt Nam.
Thời gian và lệ phí xin công văn xin nhập cảnh
1. Thời gian xét duyệt công văn nhập cảnh
Thời gian giải quyết hồ sơ xin công văn nhập cảnh phụ thuộc vào hình thức nộp hồ sơ và nơi nhận thị thực:
- Hồ sơ nộp trực tuyến, nhận thị thực tại cơ quan có thẩm quyền ở nước ngoài: Thời hạn tối đa 5 ngày làm việc kể từ khi Cục Quản lý xuất nhập cảnh nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Cơ quan chức năng sẽ xem xét và trả kết quả trực tuyến, bao gồm công văn nhập cảnh có mã vạch/chữ ký số.
- Hồ sơ nộp trực tuyến, nhận thị thực tại cửa khẩu quốc tế:
- Trường hợp thông thường: không quá 3 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ.
- Trường hợp khẩn cấp, theo quy định điểm đ, e khoản 1 Điều 18 Luật số 47/2014/QH13: không quá 12 giờ làm việc kể từ khi hồ sơ đầy đủ.
Ngoài ra cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp có thể kiểm tra trạng thái hồ sơ và tải công văn nhập cảnh trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công Bộ Công an hoặc Cổng thông tin điện tử về xuất nhập cảnh. Việc nhận công văn giúp người nước ngoài tiến hành thủ tục dán visa tại ĐSQ/LSQ hoặc cửa khẩu quốc tế thuận tiện và nhanh chóng.
2. Lệ phí xin công văn nhập cảnh
- Phí nộp hồ sơ công văn nhập cảnh: Miễn phí. Các cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến qua hệ thống Cổng dịch vụ công không phải đóng bất kỳ khoản lệ phí hành chính nào cho công văn nhập cảnh.
- Phí dịch vụ liên quan (nếu có): Trong trường hợp xin thông báo cấp thị thực cho người nước ngoài tại cơ quan có thẩm quyền ở nước ngoài, cơ quan, tổ chức phải thanh toán cước phí thông báo theo quy định riêng, được thực hiện trực tuyến cùng lúc với nộp hồ sơ.
ViPass hy vọng với những thông tin chi tiết về hồ sơ, thủ tục xin công văn nhập cảnh cho người nước ngoài năm 2026 trên đây đã giúp quý khách hàng và doanh nghiệp nắm vững quy trình thực hiện. Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và hiểu rõ các bước nộp hồ sơ không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo kế hoạch làm việc, lưu trú của chuyên gia hay thân nhân người nước ngoài tại Việt Nam diễn ra thuận lợi nhất.
Nếu quý khách đang gặp khó khăn trong việc chuẩn bị giấy tờ hoặc cần hỗ trợ xử lý nhanh các trường hợp hồ sơ phức tạp, hãy liên hệ ngay với chúng tôi. Với kinh nghiệm chuyên sâu, ViPass tự hào cung cấp dịch vụ xin công văn nhập cảnh chuyên nghiệp, cam kết minh bạch về pháp lý và hỗ trợ quý khách nhận công văn chấp thuận nhập cảnh đúng tiến độ đề ra.
