Hiện nay người nước ngoài đến Việt Nam sinh sống, làm việc và đầu tư ngày càng nhiều, việc nắm rõ quy định về giấy tạm trú trở thành yếu tố quan trọng để đảm bảo cư trú hợp pháp và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có. Từ điều kiện xét duyệt, thành phần hồ sơ cho đến quy trình thực hiện, mỗi bước đều đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ đúng quy định hiện hành.
Ở bài viết hôm nay, ViPass sẽ đồng hành cùng bạn làm rõ toàn bộ điều kiện và hồ sơ xin cấp giấy tạm trú cho người nước ngoài, giúp quá trình chuẩn bị trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
Giấy xác nhận tạm trú cho người nước ngoài là gì?
Theo Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam, giấy xác nhận tạm trú là văn bản do cơ quan Công an có thẩm quyền cấp, xác nhận người nước ngoài đang cư trú hợp pháp tại một địa chỉ cụ thể trong thời gian nhất định. Giấy này được cấp dựa trên thông tin khai báo tạm trú hợp lệ và được sử dụng khi thực hiện các thủ tục hành chính liên quan tại Việt Nam.
Phân biệt giấy xác nhận tạm trú và sổ tạm trú
- Sổ tạm trú (bằng giấy): đã bị bãi bỏ, không còn được cấp và không còn giá trị sử dụng.
- Giấy xác nhận tạm trú: là văn bản xác nhận thông tin cư trú tại thời điểm yêu cầu, được cấp dựa trên hệ thống quản lý cư trú điện tử của cơ quan Công an.
Năm 2026 Việt Nam không quản lý cư trú bằng sổ giấy, mà sử dụng dữ liệu điện tử và chỉ cấp giấy/phiếu xác nhận cư trú khi cần chứng minh nơi tạm trú hợp pháp.
Những trường hợp cần giấy xác nhận tạm trú
Giấy xác nhận tạm trú là căn cứ pháp lý chứng minh nơi cư trú hợp pháp của người nước ngoài tại Việt Nam, thường được yêu cầu trong nhiều tình huống cụ thể sau:
- Người nước ngoài mới nhập cảnh vào Việt Nam: Sau khi nhập cảnh, người nước ngoài phải khai báo tạm trú tại nơi lưu trú theo quy định. Giấy xác nhận tạm trú được sử dụng để chứng minh việc đã hoàn tất nghĩa vụ khai báo cư trú ban đầu.
- Thay đổi địa chỉ lưu trú so với khai báo trước đó: Trường hợp người nước ngoài chuyển sang địa chỉ cư trú mới (đổi nơi ở, đổi khách sạn, chuyển nhà thuê…), việc khai báo lại là bắt buộc và cần giấy xác nhận tạm trú mới để cập nhật thông tin chính xác.
- Thực hiện các thủ tục hành chính tại Việt Nam: Giấy xác nhận tạm trú thường được yêu cầu khi người nước ngoài thực hiện các thủ tục như:
- Mua xe, đăng ký xe;
- Đăng ký kết hôn;
- Mở tài khoản ngân hàng;
- Xin giấy phép lao động, thẻ tạm trú hoặc gia hạn visa.
Ngoài ra trong các thủ tục như cấp mới, cấp lại hộ chiếu, điều chỉnh thông tin cư trú, gia hạn giấy tờ xuất nhập cảnh, giấy xác nhận tạm trú là tài liệu quan trọng để cơ quan có thẩm quyền xác minh nơi ở hợp pháp tại Việt Nam.
Vậy giấy xác nhận tạm trú có làm được hộ chiếu không?
Giấy xác nhận tạm trú có thể sử dụng để làm hộ chiếu, nhưng việc có được tiếp nhận hồ sơ hay không phụ thuộc vào từng đối tượng cụ thể. Đối với công dân Việt Nam đang sinh sống, học tập hoặc làm việc ngoài nơi thường trú, giấy xác nhận tạm trú là căn cứ hợp pháp để nộp hồ sơ xin cấp hộ chiếu tại Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh nơi tạm trú, không bắt buộc phải quay về địa phương thường trú, đặc biệt trong trường hợp đã có CCCD gắn chip với thông tin cư trú được quản lý điện tử.
Đối với người nước ngoài, giấy xác nhận tạm trú không dùng để xin hộ chiếu Việt Nam, nhưng lại là giấy tờ quan trọng khi thực hiện các thủ tục liên quan như cấp đổi hộ chiếu tại cơ quan lãnh sự của nước họ, gia hạn visa hoặc làm thẻ tạm trú tại Việt Nam. Riêng với người Việt Nam định cư ở nước ngoài, giấy xác nhận tạm trú chỉ có giá trị hỗ trợ làm hộ chiếu Việt Nam khi người đó vẫn còn hoặc được công nhận quốc tịch Việt Nam theo quy định pháp luật.
Điều kiện xin giấy xác nhận tạm trú cho người nước ngoài
Để được cấp giấy xác nhận tạm trú tại Việt Nam, người nước ngoài cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam và hướng dẫn của Bộ Công an. Cụ thể:
- Nhập cảnh hợp pháp vào Việt Nam: Người nước ngoài phải có hộ chiếu còn giá trị và thị thực (visa) phù hợp với mục đích lưu trú, hoặc giấy tờ có giá trị thay thế visa theo quy định.
- Có địa chỉ lưu trú rõ ràng, hợp pháp: Lưu trú tại khách sạn, nhà ở, căn hộ thuê, nhà người thân hoặc cơ sở lưu trú hợp pháp khác đã đăng ký hoạt động theo quy định pháp luật Việt Nam.
- Thực hiện khai báo tạm trú đúng thời hạn: Chủ cơ sở lưu trú hoặc người nước ngoài phải khai báo tạm trú với Công an xã, phường, thị trấn nơi cư trú trong vòng 12 giờ kể từ khi đến lưu trú (hoặc 24 giờ đối với khu vực vùng sâu, vùng xa).
- Cung cấp đầy đủ thông tin, giấy tờ tùy thân: Xuất trình hộ chiếu, visa, giấy phép lao động, giấy miễn giấy phép lao động hoặc các giấy tờ chứng minh mục đích cư trú hợp pháp khác theo yêu cầu của cơ quan Công an.
- Không thuộc diện bị hạn chế cư trú: Không thuộc trường hợp chưa cho nhập cảnh, tạm hoãn xuất cảnh hoặc bị hạn chế cư trú theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Giấy xác nhận tạm trú là căn cứ quan trọng để người nước ngoài thực hiện các thủ tục hành chính tiếp theo tại Việt Nam như gia hạn visa, xin cấp thẻ tạm trú (TRC), đăng ký kết hôn, mở tài khoản ngân hàng hoặc làm việc với cơ quan đại diện ngoại giao.
Hồ sơ, thủ tục xin giấy tạm trú cho người nước ngoài
Hồ sơ cần chuẩn bị
Để được cấp giấy xác nhận tạm trú, người nước ngoài hoặc chủ cơ sở lưu trú phải chuẩn bị hồ sơ theo quy định của cơ quan Công an. Về cơ bản, hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:
- Phiếu khai báo tạm trú theo mẫu (khai trực tiếp tại Công an cấp xã hoặc khai báo điện tử).
- Hộ chiếu còn thời hạn sử dụng của người nước ngoài để đối chiếu thông tin.
- Thị thực (visa) hoặc giấy tờ chứng minh mục đích cư trú hợp pháp như giấy phép lao động, giấy miễn giấy phép lao động, thẻ APEC.
- Giấy tờ chứng minh chỗ ở hợp pháp trong trường hợp lưu trú tại nhà thuê, căn hộ hoặc nhà người thân (nếu được yêu cầu).
Cách thức nộp hồ sơ
Việc khai báo và xin xác nhận tạm trú được thực hiện theo hai hình thức. Nộp trực tiếp tại Công an xã, phường, thị trấn nơi người nước ngoài đang lưu trú là cách phổ biến, phù hợp với cá nhân hoặc hộ gia đình.
Bên cạnh đó, khai báo trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an giúp tiết kiệm thời gian, đặc biệt thuận tiện cho khách sạn, doanh nghiệp và cơ sở lưu trú thường xuyên tiếp nhận người nước ngoài.
Quy trình tiếp nhận và xác nhận
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Công an cấp xã sẽ kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của thông tin đã khai báo. Nếu hồ sơ hợp lệ và dữ liệu đã có trên hệ thống quản lý cư trú, việc xác nhận thường được giải quyết trong 01 ngày làm việc.
Trường hợp cần xác minh thêm thông tin, thời gian xử lý có thể kéo dài nhưng tối đa 03 ngày làm việc. Kết quả là phiếu xác nhận tạm trú hoặc giấy hẹn trả kết quả theo quy định.
Thời hạn khai báo và lưu ý quan trọng
Việc khai báo tạm trú phải được thực hiện trong vòng 12 giờ kể từ khi người nước ngoài đến lưu trú, hoặc 24 giờ đối với khu vực vùng sâu, vùng xa.
Khai báo đúng hạn và đầy đủ không chỉ giúp đảm bảo cư trú hợp pháp tại Việt Nam mà còn là căn cứ bắt buộc để người nước ngoài thực hiện các thủ tục tiếp theo như gia hạn visa, xin cấp thẻ tạm trú (TRC), đăng ký kết hôn hoặc làm việc với cơ quan chức năng.
Trên đây là toàn bộ hướng dẫn về hồ sơ và điều kiện xin giấy tạm trú cho người nước ngoài theo quy định mới nhất. ViPass hy vọng bài viết đã mang lại những giá trị hữu ích cho quý khách. Tùy vào từng trường hợp quốc tịch và loại visa mà yêu cầu hồ sơ có thể thay đổi. Để được hỗ trợ kỹ hơn và tối ưu hóa thời gian thực hiện, quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp qua Hotline 0987.210.819. ViPass rất hân hạnh được đồng hành cùng quý khách!
