Nắm rõ tiến độ xử lý hồ sơ là bước quan trọng để chủ động chuẩn bị giấy tờ và theo dõi hành trình định cư Mỹ. Với cách kiểm tra tình trạng hồ sơ tại NVC mới nhất, bạn có thể tra cứu trạng thái hồ sơ trực tuyến, xác định hồ sơ đang ở giai đoạn nào và kịp thời thực hiện các yêu cầu từ Trung tâm Thị thực Quốc gia Mỹ (NVC).

Điều kiện cần chuẩn bị trước khi kiểm tra hồ sơ tại NVC

Trước khi tra cứu tình trạng hồ sơ tại Trung tâm Thị thực Quốc gia Mỹ (NVC), bạn nên chuẩn bị đầy đủ thông tin liên quan để tránh nhập sai hoặc không thể truy cập hệ thống. Tùy hình thức kiểm tra, thông tin cần cung cấp có thể khác nhau.

Các thông tin cần chuẩn bị gồm:

• NVC Case Number: Mã hồ sơ do NVC cấp sau khi tiếp nhận hồ sơ từ USCIS. Mã này thường được ghi trong thư chào mừng (Welcome Letter) hoặc email thông báo của NVC.
• Invoice ID Number: Mã hóa đơn được NVC cung cấp, thường dùng cùng Case Number để đăng nhập tài khoản CEAC và thực hiện các bước xử lý hồ sơ.
• Thông tin đương đơn: Khi sử dụng trang tra cứu trạng thái thị thực, hệ thống có thể yêu cầu số hộ chiếu và năm ký tự đầu tiên của họ, tùy biểu mẫu hiển thị.
• Mã xác minh: Nhập chính xác ký tự được hiển thị trên trang tra cứu nếu hệ thống yêu cầu.

Bạn có thể tìm Case Number và Invoice ID trong thông báo chính thức do NVC gửi qua email hoặc thư giấy. Nếu chưa nhận được thông báo hướng dẫn xử lý, hãy kiểm tra email đã đăng ký, bao gồm cả thư mục spam.

Mẹo nhỏ giúp tra cứu thuận tiện hơn:

• Lưu lại Case Number và Invoice ID ở nơi an toàn để sử dụng khi cần.
• Kiểm tra kỹ từng ký tự trước khi gửi thông tin, đặc biệt là chữ cái và chữ số trong mã hồ sơ.
• Truy cập đúng trang chính thức của Bộ Ngoại giao Mỹ: CEAC Visa Status Check.
• Phân biệt trang kiểm tra trạng thái thị thực với trang đăng nhập CEAC. Nếu cần xem phí, biểu mẫu, giấy tờ đã nộp hoặc thông báo từ NVC, hãy đăng nhập CEAC bằng thông tin được cấp.
• Không chia sẻ thông tin đăng nhập và mã hồ sơ với người không đáng tin cậy để bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Hướng dẫn cách kiểm tra tình trạng hồ sơ tại NVC

Sau khi USCIS chấp thuận đơn bảo lãnh và chuyển hồ sơ sang Trung tâm Thị thực Quốc gia Mỹ (NVC), đương đơn có thể theo dõi tiến độ trực tuyến thông qua hệ thống CEAC. Việc tra cứu giúp bạn biết hồ sơ đang ở NVC hay cơ quan lãnh sự, kiểm tra tình trạng phí và giấy tờ đã nộp, đồng thời cập nhật các yêu cầu cần thực hiện tiếp theo.

Bước 1: Chuẩn bị thông tin cần thiết

Trước khi tra cứu, hãy chuẩn bị:

• NVC Case Number: Mã hồ sơ do NVC cấp sau khi tiếp nhận hồ sơ từ USCIS.
• Invoice ID Number: Mã định danh được NVC cung cấp, dùng để đăng nhập tài khoản CEAC và quản lý hồ sơ.
• Thông tin đương đơn: Nếu kiểm tra trạng thái thị thực trên trang Visa Status Check, bạn có thể cần số hộ chiếu, năm ký tự đầu của họ và mã xác minh hiển thị trên màn hình.

Case Number và Invoice ID thường được gửi trong thư hoặc email hướng dẫn của NVC. Nếu chưa nhận được thông báo này, hãy kiểm tra email và thư mục spam trước khi liên hệ NVC.

Bước 2: Truy cập đúng trang tra cứu hồ sơ

Có hai cách kiểm tra thông tin, tùy mục đích của bạn:

• Tra cứu trạng thái thị thực: Truy cập CEAC Visa Status Check. Trang này phù hợp khi bạn muốn xem trạng thái xử lý thị thực trực tuyến.
• Kiểm tra chi tiết hồ sơ NVC: Truy cập CEAC Immigrant Visa để đăng nhập, xem tình trạng phí, đơn DS-260, giấy tờ tài chính, giấy tờ dân sự và tin nhắn từ NVC. Cách này yêu cầu Case Number và Invoice ID Number.

Bước 3: Nhập thông tin trên trang Visa Status Check

Nếu chọn cách tra cứu trạng thái thị thực, hãy thực hiện lần lượt:

1. Tại mục Visa Application Type, chọn Immigrant Visa (IV).
2. Nhập Immigrant Visa Case Number vào ô tương ứng.
3. Điền Passport Number theo thông tin hộ chiếu của đương đơn.
4. Nhập First 5 Letters of Surname, tức năm ký tự đầu tiên của họ.
5. Nhập mã xác minh (Enter the code as shown) hiển thị trên màn hình.
6. Nhấn nút gửi thông tin để xem kết quả.

Bước 4: Đăng nhập CEAC để xem tiến độ xử lý chi tiết

Nếu muốn kiểm tra hồ sơ NVC, hãy mở CEAC Immigrant Visa và thực hiện:

1. Chọn vai trò phù hợp với hồ sơ, nếu hệ thống yêu cầu.
2. Nhập NVC Case Number.
3. Nhập Invoice ID Number được NVC cung cấp.
4. Nhấn đăng nhập để mở trang tổng quan hồ sơ.

Sau khi đăng nhập, bạn có thể xem mục Your case is currently at để biết hồ sơ hiện đang ở NVC hay cơ quan lãnh sự. Bảng trạng thái bên dưới cung cấp thông tin về phí, đơn xin thị thực và giấy tờ của đương đơn hoặc người bảo trợ tài chính.

Bước 5: Kiểm tra phí, đơn DS-260 và giấy tờ đã nộp

Trong trang tổng quan CEAC, hãy kiểm tra lần lượt các mục liên quan:

• Affidavit of Support: Theo dõi phí bảo trợ tài chính, biểu mẫu I-864 và các bằng chứng tài chính của người bảo trợ.
• IV Application: Kiểm tra tình trạng đơn xin thị thực định cư trực tuyến DS-260.
• Civil Documents: Xem giấy tờ dân sự của từng đương đơn, chẳng hạn giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn hoặc giấy tờ khác theo yêu cầu của hồ sơ.
• Messages: Đọc thông báo từ NVC về kết quả rà soát giấy tờ, yêu cầu chỉnh sửa hoặc hướng dẫn bổ sung.

Một số trạng thái thường gặp trên bảng tổng quan gồm:

Trạng thái	Cách hiểu
Start Now	Cần bắt đầu thực hiện bước tương ứng, chẳng hạn thanh toán phí hoặc hoàn thiện biểu mẫu.
Incomplete	Thông tin hoặc tài liệu chưa hoàn tất.
Not Submitted	Đã tải tài liệu lên nhưng chưa gửi NVC xem xét.
Submitted	Hồ sơ hoặc tài liệu đã được gửi để NVC kiểm tra.
In Process	Khoản thanh toán hoặc công đoạn tương ứng đang được xử lý.
Accepted	Tài liệu đã được chấp nhận sau khi xem xét.
Invalid Doc / Rejected	Có tài liệu sai, thiếu hoặc cần chỉnh sửa theo phản hồi của NVC.

Ý nghĩa cụ thể phụ thuộc vào mục hiển thị. Nếu tài liệu bị từ chối, hãy đọc phần Response Note và tin nhắn từ NVC, chỉnh sửa đúng yêu cầu rồi tải lại và gửi hồ sơ để được xem xét. Việc tải tài liệu lên chưa đồng nghĩa với việc NVC đã nhận để xử lý; bạn cần hoàn tất thao tác gửi theo hướng dẫn trên CEAC.

Bước 6: Đọc trạng thái xử lý thị thực

Khi tra cứu trên Visa Status Check, bạn có thể gặp những trạng thái như sau:

Trạng thái	Ý nghĩa
At NVC	Hồ sơ đang ở Trung tâm Thị thực Quốc gia. Hãy đăng nhập CEAC để kiểm tra các bước còn thiếu hoặc tình trạng xét duyệt giấy tờ.
In Transit	Hồ sơ đang được chuyển đến cơ quan lãnh sự phụ trách.
Ready	Hồ sơ đã đến cơ quan lãnh sự và sẵn sàng cho bước xử lý tiếp theo. Thời điểm phỏng vấn còn phụ thuộc vào hướng dẫn và lịch hẹn của cơ quan này.
Administrative Processing	Hồ sơ đang được xử lý hành chính bổ sung. Cần theo dõi thông báo để biết có yêu cầu cung cấp thêm thông tin hay không.
Issued	Thị thực đã được cấp. Đương đơn nên làm theo hướng dẫn nhận lại hộ chiếu.
Refused	Hồ sơ đang hiển thị trạng thái từ chối. Cần đọc thông báo của cơ quan lãnh sự để biết lý do và bước xử lý tiếp theo.

Lưu ý: Trạng thái Refused không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với việc hồ sơ bị từ chối vĩnh viễn. Một số trường hợp có thể cần bổ sung giấy tờ hoặc hoàn tất xử lý hành chính. Hãy căn cứ vào nội dung thông báo chính thức, không chỉ dựa vào tên trạng thái.

Bước 7: Theo dõi thông báo và cập nhật hồ sơ

Sau khi tra cứu, bạn nên kiểm tra CEAC định kỳ và theo dõi email đã đăng ký với NVC. Khi có cập nhật, NVC có thể đăng thông báo trong mục Messages và gửi email nhắc bạn đăng nhập để đọc nội dung.

Nếu hồ sơ được yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa, hãy xử lý đúng hướng dẫn. Nếu hồ sơ đã hoàn tất giấy tờ, NVC sẽ phối hợp với cơ quan lãnh sự để sắp xếp phỏng vấn dựa trên tình trạng hồ sơ và khả năng bố trí lịch hẹn. Việc hoàn tất giấy tờ không có nghĩa lịch phỏng vấn sẽ được cấp ngay lập tức.

ViPass hy vọng hướng dẫn trên sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm tra tình trạng hồ sơ tại NVC nhanh chóng và chính xác. Việc theo dõi sát sao tiến trình sẽ giúp bạn chủ động chuẩn bị tốt nhất cho các bước tiếp theo. Nếu gặp khó khăn trong quá trình tra cứu hoặc cần hỗ trợ thủ tục hồ sơ định cư Mỹ, hãy liên hệ ngay với ViPass để được các chuyên viên giải đáp và hỗ trợ kịp thời bạn nhé.