CEAC là hệ thống trực tuyến được sử dụng để thực hiện nhiều bước trong quá trình xử lý hồ sơ visa định cư Mỹ tại NVC, từ đóng lệ phí, điền DS-260 đến tải các giấy tờ cần thiết.

Hướng dẫn sử dụng CEAC để nộp hồ sơ định cư Mỹ dưới đây sẽ giúp đương đơn nắm rõ từng thao tác và chuẩn bị hồ sơ đúng yêu cầu.

Chuẩn bị thông tin trước khi đăng nhập CEAC

Trước khi truy cập CEAC, đương đơn nên chuẩn bị đầy đủ thông tin được NVC cung cấp và kiểm tra lại dữ liệu của hồ sơ. Việc này giúp quá trình đăng nhập diễn ra thuận lợi, đồng thời hạn chế nhập sai thông tin khi bắt đầu các bước xử lý hồ sơ định cư Mỹ.

1. NVC Case Number

Case Number là mã hồ sơ do NVC cấp khi tiếp nhận và tạo hồ sơ visa. Đây là thông tin quan trọng để truy cập hồ sơ trên CEAC.

Đương đơn cần sử dụng đúng Case Number ghi trong thông báo của NVC. Không nên tự suy đoán hoặc thay thế bằng số hồ sơ USCIS vì hai mã số này được sử dụng ở những giai đoạn khác nhau của quy trình.

2. Invoice ID Number

Invoice ID Number là mã định danh được sử dụng cùng với Case Number để truy cập hồ sơ trên CEAC. Thông tin này thường được NVC cung cấp trong hướng dẫn gửi cho người bảo lãnh hoặc đương đơn. Nên kiểm tra kỹ từng ký tự trước khi nhập, đặc biệt khi sao chép mã từ email hoặc tài liệu của NVC.

3. Thông báo hoặc Welcome Letter của NVC

Nên mở lại thông báo mà NVC đã gửi để đối chiếu các thông tin liên quan đến hồ sơ trước khi đăng nhập. Đây cũng là nguồn tham chiếu quan trọng để biết NVC yêu cầu thực hiện những bước nào tiếp theo.

Nếu chưa nhận được hướng dẫn hoặc thông tin đăng nhập cần thiết từ NVC, không nên tự tạo một hồ sơ khác trên CEAC để thay thế.

4. Thông tin của người bảo lãnh và đương đơn

Trong quá trình làm hồ sơ, cần phân biệt rõ thông tin của:

• Người bảo lãnh (Petitioner/Primary Sponsor).
• Đương đơn chính (Principal Applicant).
• Đương đơn phụ đi cùng hoặc đi sau, nếu có.
• Người đồng bảo trợ hoặc thành viên hộ gia đình trong trường hợp hồ sơ có sử dụng bảo trợ tài chính tương ứng.

Việc xác định đúng từng người giúp tránh tải nhầm giấy tờ vào hồ sơ của đương đơn khác.

5. Chuẩn bị máy tính và kết nối Internet ổn định

Nên sử dụng máy tính có kết nối Internet ổn định để đăng nhập và thực hiện các thao tác trên CEAC, đặc biệt khi cần điền DS-260 hoặc tải nhiều tài liệu. Trước khi bắt đầu, nên kiểm tra trình duyệt, kết nối mạng và các file hồ sơ cần sử dụng để tránh gián đoạn trong quá trình thao tác.

6. Chuẩn bị sẵn hồ sơ nếu bắt đầu nộp tài liệu

Nếu đăng nhập CEAC để tiếp tục hoàn thiện hồ sơ, nên chuẩn bị trước các tài liệu có liên quan như hồ sơ bảo trợ tài chính, giấy tờ dân sự và bản dịch theo yêu cầu. Các file cần được kiểm tra về nội dung, số trang, chất lượng scan, định dạng và dung lượng trước khi upload.

Đặc biệt, không nên vội tải tài liệu lên chỉ để kiểm tra hệ thống. Hãy xác định đúng mục tài liệu và đối chiếu yêu cầu của NVC trước khi gửi.

Hướng dẫn từng bước thao tác trên CEAC

Sau khi có Case Number, Invoice ID Number và nhận được hướng dẫn từ NVC, đương đơn có thể truy cập CEAC để thực hiện các bước được yêu cầu. Không phải hồ sơ nào cũng có giao diện hoặc danh mục hoàn toàn giống nhau, vì các mục hiển thị phụ thuộc vào diện visa và tình trạng xử lý của từng case.

Bước 1: Truy cập đúng hệ thống CEAC

Đối với hồ sơ visa định cư, truy cập cổng Immigrant Visa – Sign In của CEAC.

Tại màn hình đăng nhập, nhập các thông tin theo yêu cầu của hệ thống, trong đó có:

• Case Number do NVC cấp.
• Invoice ID Number.
• Thông tin xác thực theo màn hình CEAC.
• Mã CAPTCHA nếu được yêu cầu.
• Xác nhận đã đọc thông báo về quyền riêng tư theo hướng dẫn.

Sau đó chọn Continue để truy cập hồ sơ. Nếu thông tin không được chấp nhận, nên kiểm tra lại từng ký tự của Case Number và Invoice ID thay vì nhập nhiều lần một cách ngẫu nhiên.

Bước 2: Kiểm tra trang tổng quan hồ sơ

Sau khi đăng nhập, kiểm tra trang Summary Information để xác định đúng case và xem các phần cần thực hiện.

Tại đây có thể thấy những thông tin như:

• Case Number.
• Visa Class.
• Nơi xử lý hồ sơ.
• Quốc gia được tính theo hạn ngạch visa, nếu áp dụng.
• Priority Date đối với những diện có ngày ưu tiên.
• Messages – nơi hiển thị thông báo của NVC.
• Khu vực Affidavit of Support.
• Khu vực Applicant Information.

Trước khi bắt đầu thao tác, nên kiểm tra xem thông tin hiển thị có đúng với hồ sơ của mình hay không.

Bước 3: Kiểm tra và thanh toán lệ phí

Nếu hồ sơ đã được mở bước thanh toán, CEAC sẽ hiển thị các khoản phí tương ứng.

Thông thường, hồ sơ định cư có thể yêu cầu:

• Affidavit of Support Fee (AOS Fee) nếu áp dụng.
• Immigrant Visa Application Processing Fee (IV Fee).

Mức phí cụ thể nên căn cứ trực tiếp vào số tiền CEAC hiển thị tại thời điểm thanh toán, không nên áp dụng một mức phí cố định lấy từ các bài hướng dẫn cũ.

Khi thanh toán trực tuyến, cần sử dụng thông tin tài khoản ngân hàng Hoa Kỳ theo yêu cầu của hệ thống. Các khoản phí không được thanh toán đồng thời; cần thực hiện theo thứ tự và chờ hệ thống cập nhật trạng thái theo hướng dẫn.

Bước 4: Hoàn thành DS-260

Sau khi đáp ứng điều kiện để mở đơn, vào phần Applicant Information và chọn IV Application của từng đương đơn cần nộp.

Thực hiện lần lượt:

1. Chọn Start Now.
2. Điền thông tin theo đúng câu hỏi trên DS-260.
3. Kiểm tra lại toàn bộ câu trả lời trước khi gửi.
4. Xác nhận và Sign and Submit Application.
5. Lưu hoặc in trang xác nhận DS-260 có mã vạch sau khi hoàn tất.

Thông tin trong DS-260 phải trung thực, nhất quán với hồ sơ và giấy tờ thực tế. Không nên cố tình thay đổi thông tin chỉ để “khớp” với một tài liệu cũ nếu thông tin thực tế đã thay đổi.

Nếu DS-260 cần chỉnh sửa sau khi đã gửi, đương đơn không nên tự ý tạo một mẫu mới. Việc mở lại biểu mẫu để chỉnh sửa cần thực hiện theo hướng dẫn của NVC hoặc cơ quan lãnh sự có thẩm quyền.

Bước 5: Mở phần Civil Documents

Sau khi hoàn thành các bước cần thiết đối với DS-260, chuyển đến mục Civil Documents của từng đương đơn.

Tại đây, CEAC sẽ hiển thị danh sách giấy tờ cần nộp tùy trường hợp. Có thể bao gồm các tài liệu như:

• Giấy khai sinh.
• Giấy chứng nhận kết hôn.
• Giấy tờ chứng minh chấm dứt hôn nhân trước đây.
• Lý lịch tư pháp.
• Hộ chiếu.
• Hồ sơ quân đội nếu có.
• Hồ sơ tiền án tiền sự nếu có.
• Các giấy tờ khác theo diện visa và yêu cầu của NVC.

Không nên tải một loại giấy tờ vào mục khác chỉ vì tên gọi gần giống nhau. Hãy đối chiếu đúng tên tài liệu và yêu cầu được CEAC/NVC hiển thị.

Bước 6: Tải từng tài liệu lên CEAC

Chọn Start Now tại phần Civil Documents hoặc AOS Documents tương ứng, sau đó tải file đã chuẩn bị.

Trước khi upload, kiểm tra:

• Đúng tài liệu cần nộp.
• Đủ tất cả các trang.
• Scan rõ ràng, không bị cắt mất nội dung.
• Có mặt trước và mặt sau nếu tài liệu có thông tin ở cả hai mặt.
• Tài liệu nhiều trang được gộp thành một file theo yêu cầu.
• File đúng định dạng và dung lượng mà CEAC/NVC đang cho phép.

Đối với tài liệu không phải tiếng Anh, cần chuẩn bị bản dịch theo yêu cầu. Nếu cần nộp cả tài liệu gốc và bản dịch trong cùng một file, nên sắp xếp để người kiểm tra dễ đối chiếu.

Bước 7: Kiểm tra trạng thái từng tài liệu

Sau khi tải lên, không nên lập tức thoát khỏi hệ thống. Kiểm tra lại danh sách tài liệu để chắc chắn file đã được ghi nhận.

Một số trạng thái thường gặp:

• Missing: chưa có tài liệu được tải lên.
• Uploaded: tài liệu đã được tải lên nhưng chưa hoàn tất bước gửi.
• Submitted: tài liệu đã được gửi để NVC xem xét.
• Rejected: tài liệu không được chấp nhận, cần đọc yêu cầu để xử lý.
• Accepted: tài liệu đã được NVC chấp nhận.

Đặc biệt, Uploaded không có nghĩa là NVC đã nhận hồ sơ để xét duyệt. Đây chỉ là trạng thái tài liệu đã được đưa lên hệ thống.

Bước 8: Hoàn tất và bấm “Submit Documents”

Đây là bước rất quan trọng. Sau khi đã tải đầy đủ các tài liệu được yêu cầu cho phần AOS và Civil Documents, kiểm tra lại một lần nữa rồi thực hiện Submit Documents theo hướng dẫn của CEAC.

Nút Submit chỉ hoạt động khi các tài liệu bắt buộc đã được tải lên đầy đủ cho những người liên quan. Sau khi nhấn Submit Documents, hồ sơ mới được đưa vào hàng chờ để NVC xem xét.

Quy trình cần ghi nhớ là: Chuẩn bị tài liệu => Upload => Kiểm tra => Submit Documents => Chờ NVC review

Không nên hiểu rằng chỉ cần nhìn thấy file trên CEAC là hồ sơ đã được nộp hoàn chỉnh.

Bước 9: Theo dõi phản hồi của NVC

Sau khi gửi hồ sơ, thường xuyên kiểm tra:

• Messages trên CEAC.
• Email đã đăng ký với NVC.
• Trạng thái của AOS Documents.
• Trạng thái Civil Documents.
• Trạng thái từng tài liệu.

Nếu NVC yêu cầu bổ sung hoặc thay thế tài liệu, cần đọc kỹ nội dung phản hồi để xác định chính xác giấy tờ có vấn đề. Khi tài liệu bị đánh dấu Invalid Doc hoặc Rejected, không nên chỉ upload lại đúng file cũ.

Bước 10: Theo dõi đến khi hồ sơ hoàn tất tại NVC

Sau khi NVC kiểm tra toàn bộ các phần được yêu cầu và hồ sơ đáp ứng điều kiện về tài liệu, case có thể được xác định là Documentarily Complete (DQ).

DQ có nghĩa hồ sơ đã hoàn tất về mặt tài liệu theo quy trình NVC; không đồng nghĩa visa đã được chấp thuận hoặc chắc chắn được cấp.

Với những diện visa chịu giới hạn số lượng, thời điểm phỏng vấn còn phụ thuộc vào tình trạng visa sẵn có. Ngoài ra, lịch hẹn còn chịu ảnh hưởng bởi năng lực tiếp nhận của cơ quan lãnh sự.

Bước 11: Chuẩn bị hồ sơ sau khi có lịch phỏng vấn

Khi nhận thông báo lịch phỏng vấn, cần chuyển sang kiểm tra yêu cầu của Đại sứ quán/Lãnh sự quán nơi phỏng vấn.

Đương đơn nên chuẩn bị:

• Thư mời phỏng vấn.
• Trang xác nhận DS-260 có mã vạch.
• Hộ chiếu.
• Bản chính và bản sao các giấy tờ dân sự được yêu cầu.
• Hồ sơ bảo trợ tài chính nếu thuộc trường hợp phải mang theo.
• Kết quả hoặc giấy tờ liên quan đến khám sức khỏe theo hướng dẫn.
• Hình visa đúng quy cách.
• Bằng chứng về mối quan hệ và các tài liệu bổ sung tùy diện hồ sơ.

Đối với hồ sơ tại Việt Nam, cần kiểm tra checklist và hướng dẫn phỏng vấn mới nhất của U.S. Mission Vietnam trước ngày hẹn. Đặc biệt, theo thông báo hiện hành được cung cấp, đương đơn thuộc phạm vi áp dụng phải hoàn tất đăng ký thông tin lịch hẹn trên hệ thống trực tuyến ít nhất 5 ngày trước ngày phỏng vấn.

Các lỗi thường gặp trên CEAC

Khi thao tác trên CEAC, đương đơn có thể gặp một số lỗi do nhập sai thông tin, tải tài liệu chưa đúng hoặc chưa hoàn tất bước gửi hồ sơ. Những lỗi cần lưu ý gồm:

1. Không đăng nhập được: Kiểm tra lại Case Number, Invoice ID Number và thông tin xác thực.
2. Không thấy mục thanh toán hoặc DS-260: Kiểm tra trạng thái hồ sơ và khoản phí; một số chức năng chỉ mở khi đáp ứng điều kiện tương ứng.
3. Đã upload nhưng chưa được xem xét: Trạng thái Uploaded chưa phải là đã gửi hồ sơ. Cần kiểm tra đủ tài liệu và thực hiện Submit Documents.
4. Tài liệu bị Invalid Doc/Rejected: Đọc yêu cầu của NVC, xác định lỗi rồi chuẩn bị và upload lại tài liệu phù hợp.
5. Không tải được file: Kiểm tra định dạng, dung lượng, chất lượng scan và bảo đảm file không bị khóa bằng mật khẩu.
6. DS-260 cần chỉnh sửa sau khi gửi: Không tự tạo đơn mới; liên hệ NVC hoặc cơ quan lãnh sự để được hướng dẫn mở lại nếu cần.
7. Bỏ sót thông báo: Thường xuyên kiểm tra cả Messages trên CEAC và email đăng ký với NVC.

Đặc biệt, cần phân biệt Submitted, Accepted, Invalid Doc và DQ. Các trạng thái này phản ánh tình trạng xử lý hồ sơ hoặc tài liệu, không đồng nghĩa với việc visa đã được cấp hay bị từ chối.

Việc thực hiện chính xác các thao tác trên cổng CEAC là yếu tố then chốt quyết định tiến độ xử lý hồ sơ định cư Mỹ của bạn tại NVC. Từng chi tiết nhỏ từ việc khai báo thông tin đến chuẩn hóa định dạng tài liệu đều đòi hỏi tính chuẩn xác tuyệt đối để tránh nguy cơ bị yêu cầu bổ sung (RFE) làm kéo dài thời gian chờ đợi.

Với kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực di trú, ViPass sẵn sàng đồng hành hỗ trợ bạn kiểm tra, thẩm định và hoàn thiện hồ sơ trên CEAC theo đúng tiêu chuẩn Lãnh sự. Liên hệ ViPass ngay hôm nay để tối ưu quy trình và đảm bảo lộ trình định cư Mỹ của gia đình bạn diễn ra an toàn, thuận lợi.