Không ít cá nhân, doanh nghiệp gặp rắc rối khi làm hồ sơ xin công văn nhập cảnh cho người nước ngoài do thủ tục thay đổi, biểu mẫu cập nhật liên tục và yêu cầu khá chặt chẽ. Nếu chuẩn bị sai, hồ sơ rất dễ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý.
Ở bài viết hôm nay dưới đây ViPass tổng hợp đầy đủ quy trình mới nhất kèm mẫu NA2 chuẩn, giúp bạn làm đúng ngay từ đầu và tiết kiệm thời gian đáng kể.
Công văn nhập cảnh Việt Nam là gì?
Công văn nhập cảnh Việt Nam (còn gọi là thư mời nhập cảnh / Approval Letter) là văn bản chấp thuận do Cục Quản lý xuất nhập cảnh cấp, cho phép người nước ngoài được nhập cảnh vào Việt Nam theo mục đích cụ thể như du lịch, công tác, làm việc, đầu tư, thăm thân… Đây là bước “phê duyệt trước” của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh đối với trường hợp người nước ngoài xin visa theo diện có đơn vị/cá nhân tại Việt Nam mời, bảo lãnh.
Người nước ngoài cần có công văn nhập cảnh trước khi dán visa vì công văn chính là căn cứ pháp lý để cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài hoặc bộ phận cấp visa tại cửa khẩu kiểm tra và cấp thị thực đúng loại, đúng thời hạn, đúng nơi nhận visa đã được phê duyệt. Nói cách khác, công văn nhập cảnh không phải là visa, mà là giấy xác nhận cho biết bạn đủ điều kiện được cấp visa vào Việt Nam; nội dung thể hiện trên visa (loại visa, thời hạn, số lần nhập cảnh, địa điểm nhận visa) sẽ bám theo thông tin trong công văn này.
Cần phân biệt rõ công văn nhập cảnh và E-visa để tránh nhầm lẫn. E-visa là hình thức xin thị thực điện tử trực tiếp do Cục Quản lý xuất nhập cảnh cấp cho người nước ngoài thông qua cổng trực tuyến, người xin visa không cần đơn vị bảo lãnh tại Việt Nam (đối với các trường hợp đủ điều kiện theo quy định). Ngược lại, công văn nhập cảnh áp dụng cho các trường hợp có cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân tại Việt Nam mời/bảo lãnh; sau khi có công văn, người nước ngoài mới đến cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài hoặc cửa khẩu quốc tế để dán visa. Hiểu đúng hai khái niệm này sẽ giúp bạn chọn đúng hình thức làm visa, tránh làm hồ sơ sai ngay từ đầu.
Mẫu N2 công văn xin nhập cảnh Việt Nam mới nhất
Mẫu (Form) NA2
Ban hành kèm theo thông tư số 04/2015/TT-BCA
ngày 05 tháng 01 năm 2015
| …………………(1)
Trụ sở tại: Điện thoại: Số:…………….. V/v nhập cảnh của khách nước ngoài |
…..ngày, …..tháng…. năm… |
Kính gửi : CỤC QUẢN LÝ XUẤT NHẬP CẢNH (BỘ CÔNG AN)
………………………. (1) đề nghị Cục Quản lý xuất nhập cảnh xem xét việc nhập cảnh của người nước ngoài, cụ thể như sau:
| Số TT | Họ tên (chữ in hoa) |
Giới tính | Ngày tháng năm sinh | Quốc tịch | Số, loại hộ chiếu | Chức vụ hoặc nghề nghiệp | |
| Gốc | Hiện nay | ||||||
Được nhập cảnh Việt Nam … lần, từ ngày …./ …./ …..đến ngày …./ …./ …..
Với mục đích: ……………………………………………………………………
Chương trình hoạt động tại các địa phương: …………………………………….
…………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………..
Dự kiến địa chỉ tạm trú tại: ………………………………………………………
…………………………………………………………………………………..
Cơ quan, tổ chức đón tiếp, quản lý: ……………………………………………..
Đề nghị Cục Quản lý XNC: (2)
– Thông báo cho cơ quan đại diện Việt Nam tại nước …………..để cấp thị thực.
– Giải quyết cho khách nhận thị thực tại cửa khẩu………………… lý do …… ……………………………………………………………………………………
– Đề nghị khác (3) ……………………………………………………………….
| Nơi nhận: | Thủ trưởng cơ quan/ tổ chức (Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ đóng dấu) |
Ghi chú:
(1) Ghi tên cơ quan, tổ chức.
(2) Mục nào không ghi thì gạch chéo (/) ở phần chừa trống.
(3) Trường hợp khách thuộc diện miễn thị thực theo quy định, thì mục này ghi “khách được miễn thị thực nhập cảnh Việt Nam”.
Tải về: Mẫu N2 công văn xin nhập cảnh Việt Nam
Điều kiện để xin công văn nhập cảnh cho người nước ngoài vào VN
Để hồ sơ xin công văn nhập cảnh được tiếp nhận và xử lý thuận lợi, người nước ngoài và đơn vị bảo lãnh tại Việt Nam cần đáp ứng đồng thời các yêu cầu pháp lý và điều kiện kỹ thuật theo quy định của Cục Quản lý xuất nhập cảnh. Cụ thể:
1. Điều kiện đối với người nước ngoài
Người được mời nhập cảnh vào Việt Nam phải đáp ứng các tiêu chí cơ bản sau:
- Có hộ chiếu hoặc giấy tờ đi lại quốc tế hợp lệ, còn thời hạn sử dụng ít nhất 06 tháng và còn trang trống để dán thị thực.
- Không thuộc diện bị từ chối nhập cảnh theo quy định của pháp luật Việt Nam (ví dụ: vi phạm xuất nhập cảnh trước đây, từng bị trục xuất, thuộc danh sách chưa cho nhập cảnh vì lý do an ninh, trật tự xã hội…).
- Đảm bảo tình trạng sức khỏe theo yêu cầu quản lý nhà nước, không mắc các bệnh truyền nhiễm nguy hiểm thuộc diện kiểm soát nhập cảnh.
2. Điều kiện đối với bên mời, bảo lãnh tại Việt Nam
Tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân đứng ra bảo lãnh phải:
- Có tư cách pháp lý hợp lệ tại Việt Nam (đăng ký kinh doanh, giấy phép hoạt động, hoặc giấy tờ cư trú hợp pháp đối với cá nhân).
- Đã đăng ký hồ sơ pháp nhân, mẫu chữ ký và con dấu với Cục Quản lý xuất nhập cảnh trước khi thực hiện bảo lãnh.
- Có tài khoản điện tử trên hệ thống dịch vụ công để nộp hồ sơ trực tuyến; đối với doanh nghiệp, bắt buộc sử dụng chữ ký số để xác nhận hồ sơ.
- Chịu trách nhiệm pháp lý về mục đích nhập cảnh, thời gian lưu trú và hoạt động của người nước ngoài trong thời gian ở Việt Nam.
3. Yêu cầu về hồ sơ kèm theo
Bộ hồ sơ xin công văn nhập cảnh cần chuẩn bị đúng biểu mẫu và đầy đủ thông tin, bao gồm:
- Mẫu NA2 – công văn đề nghị xét duyệt, cho phép người nước ngoài nhập cảnh.
- Mẫu NA16 – đăng ký chữ ký, con dấu của đơn vị bảo lãnh (áp dụng với doanh nghiệp/tổ chức lần đầu thực hiện thủ tục).
- Bản scan hộ chiếu của người nước ngoài còn hiệu lực.
- Các giấy tờ bổ sung khác theo từng trường hợp cụ thể (lao động, đầu tư, thăm thân…).
Thủ tục xin công văn nhập cảnh Việt Nam
Để xin công văn nhập cảnh cho người nước ngoài vào Việt Nam nhanh chóng và hạn chế tối đa việc bị yêu cầu bổ sung hồ sơ, doanh nghiệp/tổ chức bảo lãnh nên thực hiện theo đúng quy trình điện tử do Cục Quản lý xuất nhập cảnh triển khai. Dưới đây là các bước thực hiện chi tiết:
Bước 1: Đăng ký và kích hoạt tài khoản điện tử của doanh nghiệp
Trước khi nộp hồ sơ xin công văn nhập cảnh, doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản điện tử trên hệ thống dịch vụ công về xuất nhập cảnh. Trường hợp chưa từng thực hiện thủ tục, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ pháp nhân lần đầu (giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập, mẫu giới thiệu chữ ký – con dấu của người có thẩm quyền) để được phê duyệt tài khoản.
Sau khi tài khoản được cấp và kích hoạt, doanh nghiệp mới có thể đăng nhập hệ thống để kê khai hồ sơ xin xét duyệt nhập cảnh cho người nước ngoài. Đây là bước bắt buộc trong quy trình nộp hồ sơ online hiện nay.
Bước 2: Kê khai hồ sơ xin công văn nhập cảnh và ký số xác nhận
Doanh nghiệp đăng nhập vào cổng thông tin điện tử về xuất nhập cảnh, chọn đúng thủ tục “xét duyệt, cấp phép nhập cảnh cho người nước ngoài”, sau đó điền đầy đủ thông tin theo biểu mẫu điện tử (mẫu NA2).
Nội dung cần khai bao gồm: họ tên người nước ngoài, quốc tịch, số hộ chiếu, mục đích nhập cảnh, thời gian dự kiến lưu trú, địa điểm nhận thị thực (tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài hoặc tại cửa khẩu quốc tế).
Sau khi hoàn tất kê khai và đính kèm bản scan hộ chiếu, doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để xác nhận hồ sơ theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hồ sơ chỉ được hệ thống tiếp nhận khi đã ký điện tử hợp lệ.
Bước 3: Gửi hồ sơ, theo dõi kết quả và thông báo cho người nước ngoài
Khi hồ sơ được ký số và gửi thành công, dữ liệu sẽ được hệ thống tự động chuyển đến Cục Quản lý xuất nhập cảnh để xử lý. Doanh nghiệp có thể theo dõi trạng thái hồ sơ trực tiếp trên tài khoản điện tử (đang xử lý, yêu cầu bổ sung, đã có kết quả…).
Thời gian giải quyết thông thường từ 03 – 05 ngày làm việc, trường hợp đặc biệt có thể xử lý nhanh trong vòng 12 giờ làm việc (áp dụng cho một số trường hợp đủ điều kiện nhận visa tại cửa khẩu quốc tế).
Khi hồ sơ được chấp thuận, doanh nghiệp tải công văn nhập cảnh bản điện tử từ hệ thống và gửi cho người nước ngoài để làm thủ tục dán visa tại:
- Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, hoặc
- Cửa khẩu quốc tế tại Việt Nam theo nội dung đã đăng ký.
ViPass hy vọng với những hướng dẫn chi tiết về thủ tục và mẫu N2 công văn nhập cảnh Việt Nam mới nhất trên đây, quý doanh nghiệp và bạn đọc đã nắm rõ quy trình để thực hiện hồ sơ một cách chính xác, nhanh chóng.
Việc chuẩn bị hồ sơ đúng quy định không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo kế hoạch nhập cảnh của người nước ngoài diễn ra suôn sẻ. Nếu bạn gặp bất kỳ vướng mắc nào trong quá trình điền mẫu N2 hoặc cần tư vấn giải pháp nhập cảnh tối ưu cho chuyên gia, lao động nước ngoài, đừng ngần ngại liên hệ ngay với hotline 0987.210.819 để được đội ngũ chuyên viên hỗ trợ tận tình 24/7.
