Case Number là gì? Cách tra cứu hồ sơ NVC

Case Number (mã số hồ sơ) là mã nhận diện riêng được cơ quan chức năng cấp để quản lý và theo dõi tiến độ xử lý của từng hồ sơ. Đây là thông tin quan trọng, đặc biệt khi hồ sơ được chuyển sang National Visa Center (NVC) để tiếp tục các bước xử lý visa. Tuy Case Number thường dễ bị nhầm với Receipt Number, Priority Date hoặc mã hồ sơ PERM.

Case Number là gì, được cấp khi nào và cách tra cứu hồ sơ NVC bằng mã này như thế nào? Nội dung dưới đây ViPass sẽ giúp bạn hiểu rõ và thực hiện tra cứu chính xác.

Tìm hiểu Case Number là gì?

Có thể hiểu Case Number giống như “mã nhận diện” của một hồ sơ. Khi cơ quan phụ trách tiếp nhận và tạo hồ sơ trên hệ thống, mã này được sử dụng để phân biệt hồ sơ đó với hàng nghìn hoặc hàng triệu hồ sơ khác.

Tuy vậy không nên mặc định mọi Case Number đều có cùng ý nghĩa. Chẳng hạn:

Trong hồ sơ visa định cư Mỹ, NVC Case Number được NVC cấp để quản lý hồ sơ visa tại Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ.
Trong hồ sơ lao động EB-3, PERM/LC Case Number liên quan đến quá trình chứng nhận lao động do Bộ Lao động Hoa Kỳ xử lý.
USCIS Receipt Number là mã biên nhận do USCIS cấp để xác định một đơn đã được cơ quan này tiếp nhận.
Trong các lĩnh vực khác, Case Number có thể đơn giản là mã vụ việc hoặc mã yêu cầu hỗ trợ.

Do đó, khi gặp một mã hồ sơ, cần xác định ai cấp mã, mã được cấp ở giai đoạn nào và dùng trên hệ thống nào trước khi tiến hành tra cứu.

Case Number giống như “mã nhận diện” của một hồ sơ.

NVC Case Number là gì?

NVC Case Number là mã hồ sơ do National Visa Center (NVC) – Trung tâm Thị thực Quốc gia cấp sau khi NVC nhận được petition đã được USCIS chấp thuận và tạo hồ sơ visa tương ứng tại Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ. NVC phụ trách các bước xử lý hồ sơ visa định cư trước khi hồ sơ được chuyển đến Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Hoa Kỳ để tiếp tục quy trình lãnh sự.

Sau khi tạo hồ sơ, NVC gửi NVC Case Number và Invoice ID Number trong Welcome Letter hoặc thông báo qua thư/email cho các bên liên quan. Đây là hai thông tin quan trọng để đăng nhập vào Consular Electronic Application Center (CEAC).

Trên CEAC, đương đơn có thể thực hiện hoặc theo dõi nhiều bước của hồ sơ theo hướng dẫn, chẳng hạn thanh toán lệ phí, hoàn thành DS-260, tải giấy tờ dân sự và theo dõi thông báo từ NVC.

Lưu ý: Có Case Number không đồng nghĩa hồ sơ đã được chấp thuận visa hoặc chắc chắn được cấp visa. Đây trước hết là mã nhận diện hồ sơ trong hệ thống NVC. Khả năng tiếp tục xử lý và cấp visa còn phụ thuộc vào tình trạng petition, điều kiện visa, giấy tờ, ngày ưu tiên và các yêu cầu khác của hồ sơ.

NVC Case Number có cấu trúc như thế nào?

Theo Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ, NVC Case Number gồm 3 chữ cái đứng trước 10 chữ số. Ba chữ cái đầu là chữ viết tắt của Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Hoa Kỳ ở nước ngoài dự kiến xử lý hồ sơ. Phần chữ số được NVC sử dụng để xác định thời điểm tạo hồ sơ và thứ tự hồ sơ trong hệ thống.

Có thể minh họa bằng một mã giả lập như:

XXX20XXXXXXXX

Trong đó:

XXX: mã viết tắt của cơ quan ngoại giao/lãnh sự dự kiến xử lý hồ sơ.
10 chữ số phía sau: chuỗi số do NVC sử dụng để nhận diện thời điểm và thứ tự tạo hồ sơ.

Cách hiểu này giúp phân biệt NVC Case Number với USCIS Receipt Number. Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ cũng nêu rõ hai loại mã này không giống nhau; USCIS Receipt Number được ghi trên Notice of Action, Form I-797.

Không nên dựa riêng vào cấu trúc Case Number để suy đoán hồ sơ đang ở đâu, bao lâu được phỏng vấn, khả năng đậu visa hoặc thời điểm được cấp visa. Những thông tin này phải được xác định dựa trên trạng thái thực tế của hồ sơ và các thông báo chính thức từ NVC hoặc cơ quan lãnh sự.

Phân biệt NVC Case Number với các mã hồ sơ dễ nhầm

1. NVC Case Number và USCIS Receipt Number

Đây là hai mã dễ bị nhầm nhất vì đều được dùng để theo dõi hồ sơ, nhưng chúng thuộc hai giai đoạn xử lý khác nhau.

Tiêu chí	NVC Case Number	USCIS Receipt Number
Cơ quan cấp	NVC – National Visa Center	USCIS
Thời điểm xuất hiện	Sau khi NVC nhận petition đã được USCIS chấp thuận và tạo hồ sơ visa	Khi USCIS tiếp nhận đơn/petition
Mục đích	Nhận diện hồ sơ visa tại NVC và hệ thống CEAC	Theo dõi tình trạng đơn hoặc petition tại USCIS
Cấu trúc	3 chữ cái + 10 chữ số	3 chữ cái + 10 chữ số
Ví dụ minh họa	XXX20XXXXXXXX	IOE20XXXXXXXXX
Hệ thống thường sử dụng	CEAC, liên hệ NVC	USCIS Case Status Online, myUSCIS

USCIS xác nhận Receipt Number là mã gồm 13 ký tự, trong đó có 3 chữ cái và 10 chữ số, được cấp cho từng đơn hoặc petition mà cơ quan này tiếp nhận. Mã này được sử dụng để tra cứu tình trạng hồ sơ trên hệ thống USCIS.

Khi đó, NVC Case Number chỉ xuất hiện khi NVC đã nhận petition được USCIS chấp thuận, tạo hồ sơ tại Bộ Ngoại giao và gán mã hồ sơ NVC. NVC gửi Case Number cùng Invoice ID Number trong Welcome Letter hoặc thông báo hướng dẫn xử lý.

Cách nhớ đơn giản: USCIS Receipt Number => theo dõi hồ sơ tại USCIS => NVC Case Number => xử lý visa tại NVC/CEAC.

2. NVC Case Number và Invoice ID Number

Hai mã này thường xuất hiện cùng nhau trong thư hướng dẫn của NVC, nhưng chức năng hoàn toàn khác nhau.

NVC Case Number: xác định hồ sơ visa của bạn trong hệ thống NVC.
Invoice ID Number: là mã được NVC cung cấp để hỗ trợ xác thực và đăng nhập vào CEAC cùng với Case Number.

Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ hướng dẫn rằng đương đơn visa định cư sử dụng NVC Case Number và Invoice ID Number để đăng nhập CEAC. Sau khi đăng nhập, CEAC hiển thị tình trạng hồ sơ, các bước cần thực hiện và tài liệu cần nộp.

Do đó, Invoice ID Number không phải là một phiên bản khác của Case Number. Nếu NVC yêu cầu cả hai mã, người nộp hồ sơ cần nhập đúng từng loại theo trường thông tin tương ứng.

3. NVC Case Number và PERM/LC Case Number

Đối với hồ sơ EB-3 có yêu cầu Labor Certification (PERM), người lao động còn có thể được cung cấp một mã hồ sơ từ Bộ Lao động Mỹ (DOL). Đây là mã thuộc giai đoạn xin chứng nhận lao động, trước khi hồ sơ chuyển sang USCIS và sau đó mới có thể đến NVC.

Vì cần phân biệt:

PERM/LC Case Number: dùng để nhận diện hồ sơ chứng nhận lao động tại DOL.
USCIS Receipt Number: do USCIS cấp khi tiếp nhận petition hoặc đơn tương ứng.
NVC Case Number: do NVC cấp khi hồ sơ visa được tạo tại Bộ Ngoại giao sau khi petition được chuyển sang NVC.

Ba mã này có thể cùng xuất hiện trong một hành trình EB-3 nhưng không thể dùng thay thế cho nhau.

Đặc biệt, không nên lấy PERM Case Number để đăng nhập CEAC hoặc dùng USCIS Receipt Number thay cho NVC Case Number khi NVC yêu cầu mã hồ sơ. CEAC sử dụng NVC Case Number kết hợp với Invoice ID Number cho hồ sơ visa định cư xử lý điện tử.

Đối với hồ sơ EB-3 có yêu cầu Labor Certification.

4. NVC Case Number và A-Number

A-Number (Alien Registration Number/USCIS Number) cũng là một mã định danh trong hệ thống di trú Mỹ nhưng có bản chất khác với NVC Case Number.

A-Number gắn với đương đơn/người nước ngoài, trong khi NVC Case Number dùng để nhận diện hồ sơ visa tại NVC. Một người có thể có A-Number nhưng không nên mặc định A-Number chính là Case Number.

Khi được yêu cầu cung cấp NVC Case Number, cần sử dụng đúng mã do NVC cấp thay vì tự thay thế bằng A-Number hoặc USCIS Receipt Number.

5. Bảng phân biệt nhanh các mã hồ sơ

Mã	Cơ quan liên quan	Dùng để làm gì?	Có thay NVC Case Number được không?
PERM/LC Case Number	DOL	Theo dõi hồ sơ Labor Certification/PERM	Không
USCIS Receipt Number	USCIS	Theo dõi đơn/petition tại USCIS	Không
NVC Case Number	NVC/DOS	Nhận diện hồ sơ visa tại NVC và CEAC	Là mã cần dùng ở giai đoạn NVC
Invoice ID Number	NVC	Kết hợp với NVC Case Number để đăng nhập CEAC	Không
A-Number	DHS/USCIS	Nhận diện cá nhân trong hệ thống di trú	Không

Hướng dẫn cách tra cứu hồ sơ NVC chi tiết từng bước

Nếu đã được NVC cấp Case Number, đương đơn có thể kiểm tra tình trạng hồ sơ visa định cư trực tuyến thông qua hệ thống CEAC (Consular Electronic Application Center) của Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ. Cách Check Case Number NVC này giúp xác định hồ sơ đang ở trạng thái nào và theo dõi các cập nhật liên quan đến quá trình xử lý.

Bước 1: Truy cập hệ thống CEAC

Mở cổng thông tin chính thức của Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ tại CEAC: ceac.state.gov/ceac/. Đây là hệ thống được sử dụng để tra cứu tình trạng hồ sơ xin thị thực.

Bước 2: Chọn chức năng kiểm tra tình trạng hồ sơ

Tại giao diện CEAC, chọn Check My Visa Application Status để chuyển đến trang tra cứu trạng thái đơn xin thị thực.

Bước 3: Chọn loại thị thực và nhập NVC Case Number

Tại phần thông tin tra cứu, thực hiện lần lượt:

Visa Application Type: Chọn IMMIGRANT VISA (IV) đối với hồ sơ xin thị thực định cư.
Immigrant Visa Case Number: Nhập chính xác NVC Case Number được NVC cấp cho hồ sơ. Ví dụ: HCM1234567890.
Kiểm tra kỹ từng ký tự trước khi tiếp tục để tránh nhập nhầm mã hồ sơ.

Bước 4: Nhập mã xác minh và gửi yêu cầu

Nhập Captcha theo hình ảnh hiển thị trên hệ thống, sau đó nhấn Submit. CEAC sẽ trả về trạng thái tương ứng với hồ sơ được tra cứu.

Lưu ý: NVC Case Number và USCIS Receipt Number là hai mã khác nhau. Khi tra cứu trên CEAC đối với hồ sơ visa định cư, cần sử dụng Immigrant Visa Case Number do NVC cấp, không thay thế bằng mã biên nhận của USCIS.

ViPass hy vọng với những hướng dẫn trên, bạn đã hiểu rõ NVC Case Number là gì, cách phân biệt các mã hồ sơ và cách tra cứu tình trạng hồ sơ NVC trên hệ thống CEAC. Việc lưu giữ chính xác Case Number, thường xuyên cập nhật trạng thái và thực hiện đúng các yêu cầu từ NVC sẽ giúp quá trình chuẩn bị hồ sơ visa diễn ra chủ động, hạn chế bỏ sót thông báo quan trọng.

Nếu cần được giải đáp thêm về hồ sơ NVC, thủ tục visa định cư Mỹ hoặc quy trình xử lý hồ sơ, bạn có thể liên hệ ViPass để được tư vấn và hỗ trợ phù hợp với trường hợp cụ thể.