Việc đăng ký tạm trú là bước quan trọng và bắt buộc đối với mọi người nước ngoài khi lưu trú tại Việt Nam, giúp đảm bảo hợp pháp hóa quá trình cư trú và tuân thủ pháp luật. Người nước ngoài phải thực hiện khai báo trong vòng 12 giờ kể từ khi đến cơ sở lưu trú (hoặc 24 giờ đối với các vùng sâu, vùng xa), thông qua Công an cấp xã, phường, thị trấn hoặc thuận tiện hơn là hệ thống trực tuyến Cổng Dịch vụ công Bộ Công an / Cục Quản lý xuất nhập cảnh.
Trong bài viết hôm nay ở dưới đây ViPass sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết và toàn diện từ A đến Z, giúp cá nhân và cơ sở lưu trú thực hiện thủ tục tạm trú cho người nước ngoài một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.
Quy định về việc người nước ngoài tạm trú tại Việt Nam
Theo Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 2014, được sửa đổi, bổ sung năm 2023, “người nước ngoài tạm trú” được hiểu là công dân của quốc gia khác đang lưu trú tại Việt Nam trong một khoảng thời gian nhất định, không phải là thường trú nhân, và chưa được cấp thẻ cư trú dài hạn. Người nước ngoài tạm trú có thể đến Việt Nam với nhiều mục đích khác nhau như du lịch, thăm thân, công tác, làm việc, đầu tư, hội nghị hoặc học tập, nhưng tất cả đều phải khai báo thông tin cư trú theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Người nước ngoài tạm trú phải thực hiện khai báo tạm trú ngay khi đến cơ sở lưu trú tại Việt Nam, để đảm bảo việc lưu trú hợp pháp và tạo điều kiện cho cơ quan chức năng quản lý cư trú, an ninh, và trật tự xã hội. Thời hạn khai báo tạm trú thường là 12 giờ kể từ khi đến cơ sở lưu trú, hoặc 24 giờ đối với vùng sâu, vùng xa. Việc khai báo này có thể được thực hiện trực tiếp bằng phiếu khai báo (mẫu NA17) hoặc trực tuyến thông qua các cổng dịch vụ công của Bộ Công An, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh hoặc trang thông tin điện tử của từng tỉnh/thành phố.
Đối tượng chịu trách nhiệm khai báo tạm trú
Căn cứ Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam, trách nhiệm khai báo tạm trú thuộc về cả hai bên, tùy theo tình huống:
- Chủ cơ sở lưu trú hoặc người trực tiếp quản lý, điều hành cơ sở lưu trú:
- Có trách nhiệm yêu cầu người nước ngoài cung cấp đầy đủ hộ chiếu, giấy tờ liên quan đến cư trú, và các thông tin cần thiết để thực hiện khai báo tạm trú.
- Ghi đầy đủ thông tin người nước ngoài vào phiếu khai báo tạm trú (NA17) hoặc nhập dữ liệu vào hệ thống điện tử.
- Nộp thông tin khai báo cho Công an xã, phường, thị trấn hoặc đồn, trạm công an có thẩm quyền trong thời hạn quy định.
- Trong trường hợp cơ sở lưu trú thuộc vùng biên giới, khu kinh tế đặc biệt hoặc khu vực hạn chế, chủ cơ sở lưu trú phải thông báo ngay cho đồn, trạm Biên phòng nơi cơ sở lưu trú tọa lạc.
- Người nước ngoài tạm trú:
- Có nghĩa vụ cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ cho chủ cơ sở lưu trú hoặc trực tiếp khai báo tạm trú nếu được phép.
- Phải thực hiện khai báo tạm trú lại nếu thay đổi địa chỉ tạm trú, thời gian lưu trú hoặc thông tin trong hộ chiếu.
Vậy nên việc khai báo tạm trú là một nghĩa vụ pháp lý kép, vừa đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người nước ngoài, vừa giúp cơ quan quản lý Việt Nam theo dõi và quản lý việc lưu trú, đảm bảo an ninh, trật tự và tuân thủ pháp luật.
Các hình thức đăng ký tạm trú tạm vắng cho người nước ngoài
Việc đăng ký tạm trú tạm vắng cho người nước ngoài tại Việt Nam hiện nay được thực hiện thông qua hai hình thức chính, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho cả chủ cơ sở lưu trú lẫn người nước ngoài, đồng thời đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
Khai báo trực tuyến (Online)
Hình thức khai báo trực tuyến giúp người dân tiết kiệm thời gian và giảm thủ tục giấy tờ, đồng thời cho phép cơ quan quản lý theo dõi thông tin kịp thời. Các bước thực hiện bao gồm:
- Truy cập Trang thông tin điện tử khai báo tạm trú của Cục Quản lý xuất nhập cảnh hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia/Bộ Công an, địa chỉ được cung cấp theo từng tỉnh, thành phố
- Tạo tài khoản khai báo nếu chưa có; đối với các cơ sở lưu trú, mỗi cơ sở chỉ được đăng ký một tài khoản quản lý, nếu cần có thêm người khai báo, sẽ tạo các tài khoản phụ.
- Đăng nhập và lựa chọn mục Quản lý khách – Manage staying, sau đó nhấn Thêm mới để nhập thông tin khai báo tạm trú.
- Điền đầy đủ các thông tin bắt buộc: họ tên, giới tính, ngày/tháng/năm sinh, quốc tịch, số hộ chiếu, thời gian dự kiến tạm trú tại Việt Nam và các thông tin khác theo hướng dẫn trên hệ thống. Có thể đính kèm tập tin theo mẫu được cung cấp.
- Sau khi hoàn tất, nhấn Lưu thông tin, hệ thống sẽ hiển thị thông báo khai báo thành công.
- Thông tin khai báo sẽ được Công an tỉnh, thành phố tiếp nhận tự động, đồng thời lưu trữ trên hệ thống điện tử để phục vụ việc quản lý cư trú.
Khai báo trực tiếp (Offline)
Hình thức khai báo trực tiếp vẫn được áp dụng cho những trường hợp không sử dụng được hệ thống trực tuyến hoặc người nước ngoài muốn hoàn tất thủ tục tại cơ quan chức năng:
- Người trực tiếp quản lý hoặc điều hành cơ sở lưu trú tiếp nhận thông tin tạm trú của người nước ngoài.
- Tải và điền Mẫu đăng ký tạm trú NA17 ban hành theo Thông tư 04/2015/TT-BCA, đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin theo yêu cầu.
- Mang phiếu đã điền đầy đủ thông tin đến Công an xã/phường/thị trấn nơi người nước ngoài cư trú để đăng ký.
- Công an tiếp nhận, kiểm tra tính chính xác của thông tin, hướng dẫn bổ sung nếu cần, sau đó xác nhận và trả lại phiếu đã được xác nhận.
Cả hai hình thức khai báo đều có giá trị pháp lý như nhau, giúp đảm bảo người nước ngoài lưu trú hợp pháp tại Việt Nam, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý xuất nhập cảnh và an ninh trật tự. Việc lựa chọn hình thức khai báo sẽ tùy thuộc vào điều kiện thực tế và nhu cầu của người nước ngoài hoặc chủ cơ sở lưu trú.
Hướng dẫn chi tiết quy trình đăng ký tạm trú cho người nước ngoài
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Trước khi tiến hành khai báo tạm trú, người nước ngoài hoặc chủ cơ sở lưu trú cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định để đảm bảo thủ tục diễn ra nhanh chóng và hợp pháp. Hồ sơ bao gồm:
- Hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế của người nước ngoài, còn hiệu lực và hợp pháp.
- Thông tin về visa hoặc thẻ tạm trú còn hiệu lực tại Việt Nam, nhằm chứng minh người nước ngoài đang lưu trú hợp pháp.
- Thông tin của chủ cơ sở lưu trú, bao gồm giấy tờ chứng minh quyền sở hữu nhà đất, hợp đồng thuê nhà, hoặc căn cước công dân (CCCD) của chủ nhà. Các giấy tờ này được sử dụng để xác thực cơ sở lưu trú và đảm bảo trách nhiệm quản lý người nước ngoài.
Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ không chỉ giúp quá trình khai báo tạm trú thuận tiện mà còn tránh các vi phạm pháp luật có thể phát sinh nếu thông tin bị thiếu hoặc không chính xác.
Bước 2: Thực hiện đăng ký online (Ưu tiên)
Hiện nay, phương thức khai báo trực tuyến được khuyến khích vì tiện lợi, nhanh chóng và hạn chế tiếp xúc trực tiếp:
- Người khai báo truy cập cổng thông tin quản lý tạm trú của tỉnh/thành phố nơi đặt cơ sở lưu trú. Ví dụ: Hà Nội: https://hanoi.xuatnhapcanh.gov.vn/, TP HCM: https://hochiminh.xuatnhapcanh.gov.vn/.
- Đăng ký tài khoản cho cơ sở lưu trú nếu chưa có. Lưu ý mỗi cơ sở chỉ được quản lý một tài khoản chính, nếu có thêm người thực hiện khai báo sẽ tạo các tài khoản phụ.
- Sau khi đăng nhập, chọn mục Quản lý khách – Manage staying và nhấn Thêm mới để nhập thông tin người nước ngoài. Các thông tin bắt buộc gồm: họ tên đầy đủ, số hộ chiếu, ngày đến Việt Nam, thời gian dự kiến rời Việt Nam, quốc tịch, giới tính, và địa chỉ tạm trú.
- Kiểm tra toàn bộ thông tin, đảm bảo chính xác, sau đó ấn Hoàn thành/Lưu thông tin. Hệ thống sẽ xác nhận thông tin đã được cập nhật thành công.
Hình thức khai báo online không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giúp dữ liệu được cập nhật trực tiếp lên hệ thống quản lý của cơ quan chức năng, hỗ trợ việc theo dõi và kiểm tra cư trú hiệu quả.
Bước 3: Tiếp nhận và xác nhận
Sau khi hồ sơ được khai báo online hoặc gửi trực tiếp:
- Cơ quan chức năng (Công an xã/phường/thị trấn hoặc phòng Quản lý xuất nhập cảnh cấp tỉnh, thành phố) sẽ tiếp nhận thông tin và tiến hành kiểm tra tính hợp lệ.
- Nếu có thông tin thiếu hoặc không chính xác, cơ quan sẽ yêu cầu bổ sung kịp thời để đảm bảo hồ sơ được xác nhận.
- Khi hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cơ quan chức năng sẽ xác nhận khai báo tạm trú và lưu trữ dữ liệu trên hệ thống điện tử. Người nước ngoài và chủ cơ sở lưu trú có thể sử dụng xác nhận này để chứng minh việc tạm trú hợp pháp tại Việt Nam.
Việc tuân thủ đầy đủ ba bước trên giúp người nước ngoài lưu trú hợp pháp, giảm rủi ro bị xử phạt, đồng thời hỗ trợ cơ quan quản lý trong việc kiểm soát xuất nhập cảnh và cư trú.
Trường hợp đặc biệt: Đăng ký tạm trú cho chồng là người nước ngoài
Khi bạn là công dân Việt Nam và chồng là người nước ngoài, việc đăng ký tạm trú tại Việt Nam là thủ tục bắt buộc và có những quy định riêng, nhằm đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người nước ngoài cũng như tuân thủ pháp luật Việt Nam. Thủ tục này được thực hiện dựa trên Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 2014 (sửa đổi 2019, 2023) và các văn bản hướng dẫn liên quan.
1. Đối tượng thực hiện
- Người trực tiếp quản lý cơ sở lưu trú hoặc chính người nước ngoài có thể thực hiện khai báo tạm trú.
- Trong trường hợp chồng bạn cư trú tại nhà riêng của vợ/chồng, vợ là người Việt Nam có thể thực hiện khai báo thay cho chồng.
- Hồ sơ khai báo cần xuất trình các giấy tờ chứng minh mối quan hệ, bao gồm: giấy chứng nhận kết hôn tại Việt Nam hoặc Ghi chú kết hôn nếu kết hôn ở nước ngoài, giấy tờ liên quan đến quyền sử dụng nhà đất hoặc hợp đồng thuê nhà, hộ chiếu và visa/thẻ tạm trú còn hiệu lực của chồng.
2. Hồ sơ và giấy tờ cần chuẩn bị
Để đăng ký tạm trú cho chồng là người nước ngoài, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
- Hộ chiếu và visa/thẻ tạm trú còn hiệu lực của chồng.
- Giấy chứng nhận kết hôn tại Việt Nam hoặc Ghi chú kết hôn tại Việt Nam nếu kết hôn ở nước ngoài.
- Thông tin về cơ sở lưu trú:
- Giấy tờ chứng nhận quyền sử dụng đất, nhà ở, hoặc hợp đồng thuê nhà.
- Chứng minh nhân dân hoặc CCCD của vợ/chồng là công dân Việt Nam.
- Mẫu khai báo tạm trú do cơ quan công an cấp (trực tuyến hoặc phiếu giấy NA17).
3. Quy trình đăng ký tạm trú cho chồng
Chồng bạn có thể khai báo tạm trú trực tuyến qua cổng thông tin điện tử của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh hoặc trực tiếp tại Công an xã/phường/thị trấn nơi tạm trú.
Cả hai hình thức đều yêu cầu nhập đầy đủ thông tin cá nhân, thông tin cơ sở lưu trú và được cơ quan chức năng tiếp nhận, kiểm tra, xác nhận để hoàn tất thủ tục.
Thời hạn khai báo
- 12 giờ kể từ khi chồng bạn đến cơ sở lưu trú.
- Vùng sâu, vùng xa, hoặc một số khu vực đặc thù: 24 giờ.
- Việc khai báo đúng hạn giúp tránh vi phạm pháp luật và các mức phạt hành chính theo quy định.
Lưu ý quan trọng
- Chỉ khi hồ sơ đầy đủ, chính xác, chồng bạn mới được phép tạm trú hợp pháp.
- Nếu chồng bạn thay đổi nơi tạm trú hoặc có thay đổi thông tin trong hộ chiếu, phải khai báo lại theo quy định.
- Tài khoản khai báo trực tuyến cần được bảo mật; nếu không sử dụng hoặc khai báo sai thông tin, tài khoản có thể bị vô hiệu hóa.
Nơi nộp hồ sơ
- Cục Quản lý xuất nhập cảnh (Bộ Công an)
- Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương nơi chồng bạn tạm trú
Hy vọng với bản hướng dẫn đăng ký tạm trú cho người nước ngoài tại Việt Nam từ A – Z ở trên, bạn đã nắm vững quy trình để thực hiện thủ tục một cách nhanh chóng và chính xác. Việc tuân thủ đúng quy định về lưu trú cho người nước ngoài không chỉ giúp đảm bảo quyền lợi pháp lý mà còn giúp quá trình sinh sống, làm việc tại Việt Nam trở nên thuận lợi hơn.
Nếu bạn vẫn còn thắc mắc về hồ sơ hoặc cần hỗ trợ chuyên sâu về các thủ tục pháp lý liên quan, đừng ngần ngại liên hệ với ViPass để được tư vấn kịp thời. Chúc bạn thực hiện thành công.
